ERP e CRM: Differenze tra i due software aziendali

Riesci a immaginare un’azienda senza reparto vendite, dove nessuno interagisce con i clienti? E un’azienda senza reparto operativo, dove nessuno gestisce fornitori e produzione?

Esatto, non è possibile! Vendita e operatività sono due componenti fondamentali di ogni azienda. Lo stesso vale per i due software che aiutano queste due aree aziendali, ovvero il CRM per le vendite e l’ERP per la gestione operativa dell’azienda. Si tratta di due tipi di programmi molto diversi tra loro, con tecnologie diverse e che si concentrano su aspetti complementari dell’azienda.

Questi due software scatenano spesso un gran numero di domande in chi deve capire quali software scegliere per la propria azienda. “Cosa sono esattamente? A chi servono e quali sono gli obiettivi? Mi serve l’uno o l’altro?” Domande più che legittime! Vediamo quindi di andare al di là delle sigle per capire meglio la differenza tra i due tipi di software, rispondendo alle domande più comuni.

Cosa significa CRM e ERP?

CRM, sigla che conosciamo bene in questo blog, sta per “Customer Relationship Management”, cioè i software che aiutano l’azienda a gestire tutto ciò che riguarda le relazioni con i clienti: contatti, documenti, ciclo di vendita e così via. ForceManager è per l’appunto un CRM, pensato per aiutare chi si occupa di vendita in tutte le sue attività. Puoi provarlo gratis cliccando qui: Prova ForceManager gratis!

ERP, invece, sta per Enterprise Resource Planning, cioè i software che aiutano l’azienda a pianificare le proprie risorse: dal magazzino, ai fornitori, alla produzione, al personale, alle vendite. Mentre il CRM è un software unico e focalizzato sul reparto vendita, gli ERP sono un insieme di moduli software, ognuno dedicato a una funzione aziendale (gestione del magazzino, gestione del personale, etc.), che vanno scelti e assemblati a seconda delle esigenze dell’azienda. Alcuni ERP hanno anche un modulo che lavora come CRM, ma si tratta di software che non hanno tutte le funzioni di un CRM stand alone.

Quali sono i compiti di CRM e ERP?

Come avrai già intuito, i due tipi di software si occupano di attività molto diverse all’interno dell’azienda.

I compiti dei CRM, di cui abbiamo parlato più volte, sono principalmente:

• Gestire i dati del cliente dal primo contatto in poi. Raccoglie i dati di contatto, dal numero di telefono, all’indirizzo, ai contatti social, ai documenti inviati al cliente. Molti pensano che questo sia tutto ciò che fa il CRM… invece è solo il punto di partenza!
• Tracciare il ciclo di vendita. Mappa come ogni cliente passa dalla fase di acquisizione, a quella di negoziazione e poi all’acquisto, aiutando il team di vendita ad agire nel modo migliore in ogni fase e a capire come si stanno muovendo le vendite, stimando in anticipo i risultati di fatturato.
• Analizzare i dati di vendita su procedure e risultati. I report dal CRM rispondono a domande del tipo: Quante telefonate e quante email sono state necessarie per chiudere la trattativa? Quale fase del processo d’acquisto è più problematica? Quali fonti di acquisizione clienti funzionano meglio? Le risposte forniscono al management le basi per nuove strategie di vendite e per ottimizzare i risultati.

Invece, i compiti di un ERP sono:

• Ottimizzare tutti i flussi aziendali. Partendo dai fornitori e arrivando alla contabilità aziendale, l’ERP ha il compito di far sì che l’azienda funzioni al meglio, con meno sprechi.
• Gestire le attività di produzione. L’ERP automatizza le fasi produttive dell’azienda: ogni volta che arriva un nuovo ordine di produzione, l’ERP si assicura che vengano emessi gli ordini di acquisto ai fornitori e pianifica il lavoro del reparto produzione, individuando la data di consegna dei prodotti.
• Amministrare la contabilità. Ordini ai fornitori, arrivi al magazzino, attività produttive e personale generano moltissimi documenti, spese e dati in generale! L’ERP raccoglie questi dati e li organizza, per aiutare chi si occupa di contabilità a tenere tutto sotto controllo.

Quali sono i vantaggi dei due software?

Entrambi i software aiutano l’azienda a lavorare meglio e ridurre gli sprechi. I 3 vantaggi principali dei CRM sono:

• Aumenta la produttività del reparto vendita. Pensa a quanto tempo si perde per cercare un numero di telefono scritto su un post-it, per ripercorrere i contatti passati con un cliente o per mandare email di aggiornamento ai propri collaboratori! Un CRM aiuta il reparto vendita a perdere meno tempo ed essere molto più efficiente.
• Migliora il servizio clienti. Immagina un venditore che deve richiedere al cliente le sue esigenze ad ogni contatto, o ancora che fa la proposta di vendita sbagliata! Grazie al CRM, i venditori sanno tutto di ogni cliente e possono offrir loro il miglior servizio possibile, come se fossero gli unici!
• Riduce i costi. Quanto costa il tempo perso dai venditori per coordinarsi e trasmettersi le informazioni? O ancora, quanto costa un’opportunità di vendita persa perché il venditore dimentica di chiamare il cliente? Scegliendo il CRM giusto per l’azienda, questi costi saranno solo un ricordo!

I 3 vantaggi degli ERP sono invece:

• Rende la produzione più efficiente. Con un flusso di informazioni che scorre snello tra una funzione e l’altra, ci sono meno sprechi di tempo e di denaro per errori di produzione, ritardi di comunicazione e così via.
• Migliora i processi decisionali aziendali. Potendo analizzare tutti i dati dell’azienda insieme, la direzione può individuare problemi e prendere migliori decisioni su come ottimizzare l’azienda.
• Aiuta a coordinare tutta la supply chain, ovvero la catena di fornitura e distruzione. Più ERP di più aziende che lavorano insieme possono essere integrati tra loro, facilitando al massimo lo scambio di dati tra una e l’altra.

Quanto costano CRM e ERP?

La risposta è… dipende. I CRM sono sicuramente meno costosi e più facili da implementare rispetto agli ERP, perché coinvolgono un solo reparto aziendale.

I costi variano però a seconda delle dimensioni aziendali, delle funzioni necessarie e del livello di servizio. Infatti, oltre ai costi per le licenze annuali, per entrambi i software non bisogna trascurare quelli di attività necessarie come la formazione delle persone, la manutenzione e il servizio clienti. ForceManager, ad esempio, offre un piano di prezzo che cresce in base alle dimensioni della tua azienda: lo puoi scoprire cliccando qui!

A chi serve un CRM, a chi un ERP… e a chi entrambi?

Questa è la domanda più difficile che sento fare più volte da chi sta valutando l’acquisto dei software aziendali. Anche in questo caso la risposta è: dipende. Nella maggior parte dei casi sono necessari entrambi, in altri è sufficiente avere un CRM e solo in casi molto rari può bastare un ERP. Vediamo di capire bene il perché!

Innanzi tutto, tutte le aziende, di qualsiasi dimensione e settore (anche i liberi professionisti!), hanno dei clienti. Il CRM è perciò il primo software che ogni azienda deve avere per dare supporto all’attività più importante di tutte per il successo dell’azienda: vendere. Per le aziende più piccole e meno complesse è quindi sufficiente avere un CRM e non serve un ERP. Le funzioni come la contabilità e la gestione del personale possono essere gestite utilizzando piccoli software dedicati, senza dover supportare i costi di un vero e proprio ERP.

L’ERP, invece, entra in gioco quando la complessità aziendale cresce: quando si hanno molti dipendenti e più team, oppure quando si inizia ad aprire più punti vendita o più sedi aziendali, quando si deve gestire un parco fornitori di dimensioni notevoli e/o un magazzino, o ancora quando c’è un reparto produttivo con diverse fasi di produzione. Insomma, al crescere dei flussi di dati tra le funzioni aziendali è necessario dotarsi di un sistema gestionale più avanzato, integrando il proprio CRM con un ERP. Infatti, i due tipi di sistemi prevedono quasi sempre la possibilità di integrarsi tra loro, perché i dati dell’uno sono utili per ottimizzare le attività dell’altro. Ad esempio, dati sulla previsione delle vendite o sull’acquisizione di un nuovo cliente servono all’ERP per programmare meglio la produzione e le richieste di fornitura.

“Aspetta, c’è qualche azienda che può avere solo un ERP senza CRM?” Ti starai chiedendo. Ebbene, le uniche aziende per le quali l’ERP è più importante del CRM sono le imprese che hanno pochissimi clienti e per le quali le fasi di produzione sono molto importanti. Un esempio sono le aziende B2B di produzione che lavorano come fornitori esclusivamente per una o due altre aziende. Quando invece il parco clienti aumenta, ecco che il CRM torna di importanza fondamentale!

Un ultima osservazione: alcune aziende pensano che basti avere un ERP con il modulo CRM, senza avere un software CRM vero e proprio. Ti dico per esperienza che una soluzione di questo tipo può funzionare in rarissimi casi, solo se l’azienda ha pochissimi clienti e non ha un reparto commerciale. Altrimenti, i moduli CRM degli ERP hanno molte limitazioni, perché nascono come estensione del software aziendale. Sono generalmente poco flessibili, non pensati per risolvere i problemi dei venditori e nella quasi totalità dei casi non ottimizzati per l’utilizzo da mobile. Noi di ForceManager sappiamo bene quanto sia fondamentale per il venditore avere i dati dei propri clienti a disposizione ovunque, ed è proprio per questo che la prima versione della nostra applicazione era proprio per mobile, integrata perfettamente con lo smartphone.

In conclusione, il CRM si concentra sul cliente mentre l’ERP ha una visione più ampia su tutta l’azienda. Se la tua azienda non ha ancora nessun sistema informativo, il nostro consiglio è partire con un CRM e poi via via capire se integrarlo con altri moduli ERP.

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