Sales meeting: come organizzarlo al meglio

In ogni rete commerciale ben strutturata il sales meeting è un momento prezioso e fondamentale per delineare nuove strategie, i passi compiuti, analizzare problematiche specifiche o generali, fare aggiornamento professionale e condividere l’esperienza di ogni singolo venditore: proprio per questa sua importanza, però, la riunione di vendita rischia di diventare una trappola pericolosa, soprattuto se non viene preparata correttamente o se sil responsabile d’area non gode di una leadership forte e riconosciuta! Per aiutarti in questa delicata attività abbiamo analizzato gli aspetti principali da tenere sempre presenti.

E’ tutta questione di organizzazione.

Durante la propria attività quotidiana ogni venditore si scontra con piccole e grandi difficoltà legate al rapporto con la propria azienda (politiche di prezzo, regole sulla scontistica, ritardo nel liquidare le provvigioni…) che spesso si vanno a sommare agli imprevisti tipici del lavoro e della relazione del cliente. Tutti questi malumori possono trasformarsi in una bomba pronta ad esplodere e quale luogo migliore dell’incontro con gli agenti e il capo area? Per questo motivo non di può nemmeno pensare di organizzare un sales meeting in maniera superficiale. affidandosi al caso o seguendo il proprio istinto; al contrario è importantissimo pianificare nel dettaglio le singole fasi della riunione e i ruoli dei partecipanti.

Ordine del giorno: un must have!

Alla base di ogni riunione che si rispetti ci deve essere un Odg che qualifichi ai partecipanti gli argomenti che verranno trattati e che dia un’idea precisa del tempo che dovrà essere dedicato all’incontro. Così facendo si ottengono due benefici immediati:

• Chi è invitato può prepararsi correttamente al sales meeting, facendo già prima il punto della situazione e raccogliendo eventuali dati o informazioni utili ad affrontare i punti dell’ordine del giorno
• Si conferisce alla riunione la giusta importanza e si riduce il richio di disperdere le energie e di ritrovarsi attorno ad un tavolo in un clima eccessivamente rilassato e disteso.

Obiettivi chiari!

Per una buona riuscita dell’incontro è fondamentale porre degli obiettivi specifici e orientati ad un risultato pratico: restare sul piano pratico aiuta a dare a tutti un senso di operativà e riduce il rischio di perdersi in discorsi eccessivamente “filosofici” o di virare troppo su questioni personali che rischiano di portare la discussione fuori tema! Fissare una riunione con la rete vendita per definire ” ipotesi di modalità operative nella gestione dei contatti” è molto meno efficace che convocare un meeting dedicato a “Come utilizzare il nuovo CRM“.

Scegli i giusti relatori.

Un bravo supervisore sa che accentrare tutta la gestione della riunione su di sé non è la scelta migliore: sentire parlare una sola voce per la maggior parte del tempo favorisce la distrazione e, inoltre, non è detto che chi organizza la riunione sia sempre la figura più qualificata per affrontare gli specifici argomenti. Organizzare una scaletta con speaker competenti ed esperti aumenta la qualità percepita del sales meeting e rende tutti gli invitati più partecipi e attenti!

Verba volant, scripta manent…

Ricordati di selezionare un segretario che verbalizzi il contenuto della riunione e che al termine invii un documento di sintesi con tutti i principali punti: evita di produrre note chilometriche con decine di pagine di trascrizioni “letterali” dei vari interventi e concentrati invece su una paginetta o due dove vengono segnati ed evidenziati i passaggi chiave di quanto discusso. In questo modo è più facile che i partecipanti al sales meeting dedichino del tempo a leggerlo e soprattutto fissino bene tutti gli aspetti fondamentali di quello che avete deciso!

Creati uno schema!

Definire orari e schematizzare la struttura della riunione ti permette di aumentare l’efficacia delle tue azioni! Stabilisci un tempo massimo per ciascun punto trattato, valuta i dettagli organizzativi (slides, supporti video…), definisci gli obiettivi specifici di ogni intervento e assegnalo ad un relatore: così facendo avrai creato l’ossatura del tuo incontro e aumenterai la produttività e l’efficacia del tuo team commerciale.