Come gestire un team di lavoro: strumenti e strategie utili

Credo siamo tutti d’accordo nel dire che dove ci sono grandi atleti,  c’è sempre un allenatore capace di guidare verso il successo le persone che gli sono state affidate: qualcuno che sappia come gestire un team di lavoro, motivare la squadra e, in generale, coordinare un gruppo di lavoro traghettandolo verso il successo.

Riusciresti ad immaginare una finale di Champions League o l’incontro decisivo del Roland Garros senza un coach che guidi, supporti e consigli i propri atleti nei momenti decisivi? Ovviamente la risposta è no, e lo stesso succede anche nel mondo delle vendite!

Il direttore vendite o il responsabile commerciale sono le figure più indicate per motivare, formare e dirigere la tua rete agenti, come si vede chiaramente nello schema che trovi qui sotto:

Una volta comprese le principali funzioni dei manager in azienda, è il momento di definire chiaramente come dev’essere gestita la tua squadra per poter raggiungere i tuoi obiettivi nel modo più rapido ed efficace possibile, senza minare il clima nell’ambiente lavorativo.

Come gestire un team di lavoro.

Uno degli aspetti più importanti nella gestione di un team commerciale (o di qualunque altro gruppo di lavoro) è quello che potremmo definire “l’aspetto umano” delle vendite, con particolare attenzione verso tutto quello che ha a che fare con lo sviluppo e la formazione del venditore. Questo strumento prende il nome di sales coaching!

Grazie ad esso il responsabile delle vendite è in grado di spingere ogni membro della squadra a dare il meglio. Siamo tutti concordi nell’affermare che l’ufficio commerciale di un’azienda deve essere flessibile, in quanto sogetto al maggior tasso di mutamenti e sappiamo anche che, spesso, è il settore più sacrificato: per questo lavorare avere una forte motivazione è indispensabile, ma può non essere abbastanza, sopratutto se non c’è qualcuno disposto a credere in te e a incoraggiarti a dare il meglio.

Questa figura è il coach delle vendite, la persona a cui spetta il compito di formare e accompagnare i commerciali. Prima di procedere, però, è bene fare un’ulteriore precisazione: si parla spesso di formazione della rete vendita ma, dal punto di vista pratico vanno distinte le attività di coaching di vendita dalla formazione tradizionale. Ma qual’è la differenza tra i due approcci?

Le attività formative classiche tendono ad occuparsi di questioni teoriche, puntando più sulla centralità del prodotto piuttosto che su quella del cliente. Chiaramente, se inizi a collaborare con un’azienda che produce componenti per l’ingegneria biomedica, dovrai per forza conoscere ogni singolo aspetto del processo produttivo, delle componentistiche e delle innovazioni applicate.

Il coaching commerciale, invece, applica i medesimi principi, indipendentemente dal settore merceologico e ha come obiettivo ottenere il massimo da ciascun venditore e da ogni trattativa. Questo approccio comprende:

• Ascolto attivo
• Intelligenza emotiva
• Comunicazione non verbale
• Empatia

Per gestire il tuo team commerciale non basta lavorare sulla gestione del cliente ma è importante concentrare parte delle energie anche sulla figura del venditore. Alla base del coaching c’è un cambio di prospettiva radicale in cui il direttore commerciale non è più un regista che imparertisce ordini e decide cosa dev’essere fatto, ma, piuttosto, un allenatore che fa ragionare i propri membri della squadra, spingendoli a trovare le soluzioni più adeguate, sulla base delle informazioni in loro possesso e della loro esperienza. Per farti un’esempio, se uno dei tuoi agenti ha delle difficoltà nel chiudere una trattativa, il ruolo del coach non è di suggerigli quali strumenti usare ma di accompagnarlo nel processo strategico/decisionale, permettendogli di stabilire autonomamente quale sia il percorso per lui più efficace.

COACH: Anna, oggi hai un appuntamento molto importante.

ANNA: Sì, sto giusto preparando tutto!

COACH: Ottimo, hai valutato che opzioni hai a disposzione?

Anna: Potrei puntare sui nuovi prodotti, informando il cliente delle novità in arrivo oppure potrei catturarne l’attenzione offrendo uno sconto a fronte di un’acquisto di tutta la nostra gamma.

COACH: Quale strategia pensi avrà maggior successo? Dimmi come pensi di affrontare le varie obiezioni…

In questo modo la decisione viene affidata al commerciale che matura consapevolezza e ha libertà di gestire i propri clienti; il ruolo di un “regista” sta proprio in questa capacità di fidarsi della propria squadra e spingere ogni elemento a raggiungere gli obiettivi!

Coesione come elemento fondamentale per organizzare un team di lavoro

Detto questo, cosa differenzia una squadra con ottimi risultati da una che fatica e arranca?

La risposta è molto più semplice di quanto tu possa immaginare: è il livello di coesione che fa la differenza. Più unita è la tua rete vendita, maggiore sarà la sua efficacia!

Cosa succede se non riesci ad innescare una sana collaborazione nel tuo gruppo di lavoro? Accade che la competizione prende il sopravvento sulla coesione! Attenzione, non voglio dire che la concorrenza tra venditori sia sbagliata o da evitare, anzi una sana voglia di mettersi in gioco e superare i risultati dei colleghi è indispensabile! Bisogna però evitare la situazione in cui ogni venditore pensa al suo lavoro e procede a testa bassa, dimenticandosi di ciò che stanno facendo gli altri.

Se si lavora con una rete agenti è tua la responsabilità di far capire ai tuoi collaboratori che ciascuno ha la sua importanza e che il successo di un venditore porta beneficio al suo collega, e viceversa! Come faceva notare Marta Segarra nel suo articolo dedicato all’importanza dei report di vendita, saper creare un senso di appartenenza alla squadra è fondamentale!

In questo modo ognuno compete in primo luogo con se stesso e con i propri obiettivi; allo stesso tempo deve però essere in grado di vedere che ogni successo dei propri compagni è anche suo!

Gestire i conflitti nei gruppi di lavoro con il ciclo PDCA

Un altro aspetto importante quando si parla di come gestire un team di lavoro è la capacità di risolvere i conflitti. Come puoi vedere ne grafico seguente, ci sono diversi modi per affrontare un conflitto all’interno dell’area commerciale.

Partiamo dal principio che la soluzione è sempre cercare di confrontarsi attraverso la negoziazione, ponendosi come mediatori tra le varie parti. Qualsiasi modello tu voglia applicare, alla base troverai il ciclo PDCA!

Il nome è l’acronimo inglese di Plan Do Check Act e ha lo scopo di mettere a disposizione di ogni manager un metodo per la risoluzione dei conflitti nei gruppi, attraverso 4 azioni fondamentali:

PIANIFICA (PLAN)

In questa prima fase del ciclo dobbiamo identificare il problema. Non dobbiamo solo trovarlo ma anche analizzarlo e scoprirne le possibili cause. Una volta f atto questo dobbiamo definire una potenziale soluzione a quanto abbiamo trovato.

DATTI DA FARE (DO)

A questo punto, come suggerisce anche il nome, devi implementare la soluzione fa te trovata. Tua la responsabilità di spiegare come applicarla e di far capire al tuo team che questa è la strada da percorre assieme!

CONTROLLA (CHECK)

Verifica che quanto attuato stia portando risultati positivi. Se vuoi puoi cinsiderarla come la fase “sperimentale” del tuo progetto: se vedi che non stai ottenendo quanto sperato, devi tornare al punto 1 del ciclo e ricominciare, cercando d’individuare cosa ti sei dimenticato di analizzare o che errori hai commesso.

AGISCI (ACT)

Una volta verificato che quanto hai realizzato funziona, trasforma questa soluzione in uno standard, in modo da avere a disposizione uno strumento efficace qualora il problema si presentasse di nuovo!

Dal mio punto di vista il ciclo PDCA è una metodologia utile e semplice che ci aiuta a sistematizzare e strutturare la gestione dei conflitti che possono sorgere all’interno di ogni area della tua azienda. Nel nostro caso specifico, la rete commerciale, è perfetto per aiutare il direttore commerciale o la figura incaricata del coaching nelle vendite,  nella gestione dei team di lavoro.