Perchè è importante monitorare la forza vendita e come farlo

Inutile nascondersi dietro a frasi fatte o aggirare la questione: controllare e monitorare le peformance della forza vendita è una di quelle attività che ogni direttore commerciale compie quotidianamente e non può trascurare mai!

Cosa si intende per monitoraggio della forza vendita?

Si tratta dell’insieme delle pratiche che un sales manager adotta al fine di verificare che i membri della propria rete commerciale stiano rispettando gli obiettivi definiti all’inizio dell’anno (o di parti di esso) e che stiano mantenendo un adeguato livello di produttività.

Per poter misurare i risultati in maniera pratica e tangibili vengono fissati i cosidetti KPI (Key performance indicator – indicatori chiave di prestazione), una serie di azioni pratiche, misurabili e quantificabili numericamente. In genere si tratta di parametri come: numero di visite ai clienti, telefonate fatte, offerte commerciali presentate, trattative vinte o contratti siglati.

Le diffcoltà per il direttore commerciale

Chi si muove nel mondo delle reti commerciali sa che si tratta di un argomento spinoso dal momento che spesso i venditori non amano fornire troppe informazioni sui clienti nel loro portafoglio o sul numero e la tipologia di interazioni che hanno avuto con loro in un determinato periodo. Pur trattandosi di una reazione più che comprensibile, soprattutto quando si parla di agenti plurimandatari su partita iva che tendonoa tutelare il proprio portafoglio personale di clienti, è altrettanto vero che ogni responsabile d’area o sales manager non può basarsi esclusivamente sulla fiducia nei propri collaboratori, ma ha bisogno di esercitare una qualche forma di controllo sull’operato della propria squadra.

Per questo motivo, quando si parla di monitoraggio della forza vendita, il punto non è se farlo o meno, ma come farlo in maniera corretta, non eccessivamente invasiva, rispettosa dei propri collaboratori ma, soprattutto, realmente efficace. Ma quali sono le modalità con cui tenere sotto controllo le attività del proprio team?

Di fatto possiamo individuare due modi di controllare l’operato della rete commerciale diametralmente opposti tra loro, basati su strumenti differenti e, soprattutto, su una diversa modalità di interpretare il ruolo di direttore vendite:

Il Manager digitale.

Il direttore vendite che appartiene a questa categoria ha deciso di investire in un’infrastruttura tecnologica per ottimizzare le attività del proprio team e, generalmente, sceglie di utilizzare un CRM come strumento di gestione per poter seguire da remoto i suoi collaboratori e per avere sotto controllo la progressione degli obiettivi individuali e collettivi. Sempre presente e pronto ad intervenire in caso di bisogno, ha un approccio più analitico e meno pressante nei confronti dei venditori. Organizza riuonioni e meeting ma tende a dare un taglio operativo agli incontri, partendo dai dati fornitigli dalla piattaforma.

Ovviamente il gioco funziona solo se tutti i membri del team sanno (e vogliono) utilizzare il CRM e per questo è fondamentale una forte attività di formazione e training iniziale, basata non tanto sull’aspetto del controllo, quanto piuttosto sui benefici personali che ciascun venditore otterrà utilizzando correttamente lo strumento. Il secondo punto di cui tenere conto è che tipo di architettura scegliere: meglio un software tradizionale o una soluzione studiata per l’utilizzo in mobilità?

Vantaggi

• Dati precisi e aggiornati in tempo reale: il sales manager ha a disposizione tutte le informazioni necessarie ad un corretto monitoraggio della propria squadra in tempo reale. Mano a mano che la forza vendita inserisce dati e aggiorna i propri progressi questi compaiono sulla dashboard del direttore.
• Facilità di utilizzo in mobilità: se si opta per un CRM mobile come ForceManager, si ha il vantaggio di poter fornire ai propri collaboratori uno strumento facile da utilizzare in movimento e, calcolando che buona parte della giornata di un venditore è impiegata tra spostamenti e visite al cliente, si tratta di un beneficio non da poco!
• Maggiore flessibilità: se si utilizza un approccio tradizionale, basato su report manuali stilati a fine giornata (o, molto più spesso, a fine settimana) e su frequenti riunioni, i venditori saranno costretti ad organizzare le proprie giornate in maniera più rigida, riducendo il tempo dedicato alla vendita e programmando frequenti visite in sede per aggiornare da computer i propri dati.
• Ottimizzazione dei tempi: adottando un CRM con la possibilità di generare report e grafici automaticamente il direttore commerciale può ridurre il tempo dedicato all’estrapolazione dei dati e concentrarsi molto di più su analisi delle informazioni e supporto alla propria forza vendita.
• Più informazioni utili facilmente reperibili: agende, fogli di carta, post-it sono sicuramente strumenti molto comodi e immediati da utilizzare ma altrettando dispersivi e si corre il rischio di perdere dati preziosi. Sfruttando la tecnologia cloud è invece possibile custodire ogni informazione in maniera sicura e facilmente richiamabile con pochi click da computer o tocchi sul proprio smartphone.

Limitazioni

• Maggiori costi d’avvio: iniziare ad utilizzare un software o un app CRM vuol sicuramente dire fare degli investimenti economici, spesso importanti, per acquistare licenze e supportare la squadra nelle prime fasi. L’investimento però è ampiamente ripagato nel tempo!
• Necessità di una formazione iniziale: per quanto la tua forza vendita possa essere amante delle nuove tecnologie, dinamica o giovane, una nuova piattaforma richiede sempre una buona formazione inziale per imparare a sfruttare al meglio tutte le funzionalità. Sottovalutare questo aspetto è pericoloso!
• Coinvolgimento della rete vendita: se i venditori non inseriscono dati, ogni CRM, ERP o altra tiplogia di software è poco utile e ancor meno performante. Se l’azienda decide di investire in questa direzione bisogna accompagnare gli agenti di vendita nelle prime fasi di conoscenza dello strumento, lavorando molto sull’approccio e sugli indubbbi benefici che questo porterà nell’attività quotidiana di tutta la tua rete.

Il Manager tradizionale

Un po’ per abitudine, un po’ per paura del cambiamento, il sales manager che utilizza un approccio “vecchia scuola”, tende ad utilizzare limitatamente le potenzialità offerte dalle ultime tecnologie, preferendo gestire in modo “manuale” il monitoraggio della propria forza vendita, ricorrendo a strumenti tradizionali come telefonate, fogli di lavoro in Excel e frequenti riunioni con la propria squadra. Niente di male in tutto questo, si tratta di un metodo che ha sempre funzionato e continuerà a farlo per molto, molto tempo. Tuttavia vi sono alcuni aspetti che vanno considerati attentaemente e che, alla lunga, potrebbero incidere in maniera significativa sui bilanci aziendali e, cosa più importante, sull’umore e la motivazione della forza vendita.

Vantaggi

• Costi di avvio più bassi: sicuramente iniziare senza un gestionale vendite vuol dire risparmiare i costi dell’acquisto delle licenze e dell’eventuale supporto e formazione all’avvio. Tuttavia la domanda che bisogna porsi è: “Siamo sicuri che risparmiare oggi non voglia dire spendere di più nei mesi successivi in termini di tempo, energie e risorse?”
• Facilità di avvio per la rete commerciale: imparare ad usare un fogio Excel, compilare un report, gestire le telefonate del proprio direttore è molto più facile che padroneggiare un’app sconosciuta, soprattutto per quei venditori che hanno già una lunga esperienza e un proprio modo di operare.
• Metodologia di lavoro consolidata: si tratta di un modo di operare utilizzato da generazioni di venditori, spesso ancora insegnato alle nuove leve e a cui è stata dedicata un’ampia bibliografia e innumerevoli corsi.

Limitazioni

• Necessità di un forte rapporto di fiducia con la forza vendita: usando una modalità di monitoraggio “vecchia scuola” è indispensabile scegliere con cura i propri collaboratori, dal momento che non avendo un controllo da remoto sulle loro prestazioni, ti devi fidare di quanto ti viene riferito periodicamente da loro.
• Forte consumo di tempo: gestire una rete vendita in questo modo richiede necessariamente molto tempo. Riunioni, telefonate, lettura dei report sulle visite, generazione di grafici e preparazione dei prossimi meeting hanno un alto livello di consumo in termini di tempo ed energie per il direttore commerciale. Ore preziose sottratte ad altre azioni molto più proficue.
• Dati non sempre precisi: si tratta di una diretta conseguenza del primo punto sopra trattato. Il nostro venditore può non avere tempo di compilare un report appena uscito dalla visita e rinvia questa attività al primo momento libero (magari qualche giorno dopo) correndo il rischio di dimenticarsi informazioni preziose o di non comunicarle in tempo utile al proprio manager.
• Analisi “a posteriori”: i dati non arrivano automaticamente  in tempo reale ma solo dopo che la forza vendita ha fornito il riassunto delle attività fatte e degli obiettivi raggiunti e che il manager ha interpretato correttamente le informazioni, aggregato i dati e analizzato tutto… Insomma si corre il rischio in fase di forcasting di leggere in realtà quanto già successo, senza essersene resi conto.
• Rischio di eccessiva pressione nei confronti dei collaboratori: come abbiamo detto all’inizio, un buon sales manager deve controllare la propria squadra e può solo scegliere il modo in cui farlo. Se si usa un CRM o un’app per la gestione vendite, tutto questo avviene in maniera autmatica e quasi impercettibile. Ma se si ricorre a metodi tradizionali, il controllo dovrò avvenire, per forza, attraverso le classiche email o telefonate…e sappiamo tutti quanto poco piacevole sia ricevere continue chiamate dal proprio capo.

Indipendentemente da quale tipo di Sales Manager decidi di essere, è fondamentale che tu tenga sempre a mente l’importanza di monitorare le performance della tua forza vendita, trovando il giusto equilibrio tra la fiducia nella squadra che hai saputo costruire e il mantenimento della strategia e della direzione che hai intrapreso! Se non hai ancora utilizzato un CRM o se vuoi scoprire l’assistente personale per i venditori che ForceManager ha creato, non esitare a contattarci, noi saremo pronti ad accompagnarti verso il futuro delle vendite in mobilità!