Report settimanale vendite: cos’è e come impostarlo al meglio

Un report settimanale può essere definito come la selezione di un predeterminato tipo di dati di vendita raccolti attraverso la tua app o il tuo software per la gestione della rete vendita. Le informazioni raccolte vengono analizzate per studiare i progressi del tuo team e, se necessario, fare le dovute correzioni.

In realtà questa definizione è un po’ troppo semplificata e tende a ridimensionare l’entità e l’impatto che questi report settimanali hanno all’interno del tuo team; la verità, purtroppo, è che spesso i direttori commerciali si ritrovano ad avere in mano una montagna di metriche di vendita diverse condite con moltissime informazioni e, alla lunga, si rischia di trasformare uno strumento potenzialmente utilissimo in un gran caos! E così rischi di ritrovarti assieme agli altri manager delle vendite a chiederti, perplesso, “Cosa sto facendo e che senso ha?”

• Dovrei concentrarmi sul numero di telefonate o sulle visite?
• Cos’è più importante, il numero di nuovi leads di qualità o la percentuale di successo?
• Devo preoccuparmi della riduzione del valore medio delle trattative?
• Quali sono le modifiche che dovrei fare secondo quanto mi dicono i dati?
• Come faccio ad identificarli?
• Che me ne faccio di tutte queste montagne di informazioni?

Alla fine succede che a voler gestire tutto, ci ritroviamo a controllare ben poco e la continua di richiesta di “dati, dati dati” a cui sono sottoposti oggi i direttori commerciali rischia solo di peggiorare le cose, generando manager confusi che rispondo aggiungendo semplicemente altre informazioni e creando dei report settimanali agenti di dimensioni mostruose!

Ma quello che serve veramente è avere uno scopo!

La prima cosa che un direttore commerciale deve decidere è cosa vuole misurare e, ancora più importante, perchè lo vuole fare: solo allora potrà pensare a come costruire il proprio report. Solo facendo così possiamo evitare il rischio di “paralisi dell’analisi” e la confusione che i grandi volumi di dati portano con loro!

Fare un report settimanale con un obiettivo!

Ti sarà sicuramente capitato di lavorare in uffici commerciali in cui le pareti assomigliavano più a quelle di una scuola materna che a un ufficio vendite a causa della grande varietà i fogli colorati, diagrammi, grafici di vendita e, ovviamente, degli immancabili grafici a torta! In quegli schemi puoi trovare dati suddivisi per regione o segmentati per tipo di prodotto, dati che misurano le attività dei venditori e la soddisfazione del cliente, informazioni dettagliate su lunghezza media di telefonate, visite, appuntamenti, durata del ciclo di vendita e, addirittura, l’analisi del tempo medio di viaggio tra le varie riunioni.

Insomma, siamo di fronte alla “fiera dei dati sulle vendite” ma è evidente che dietro a tutta quest’abbondanza si nasconde un problema serio.

Nonostante nessun direttore vendite abbia mai avuto a sua disposizione un così grande numero d’informazioni, oggi siamo ancora molto poco preparati a gestirli e sfruttarli al meglio rispetto a quanto facesse la generazione “carta e penna” e il motivo è semplice: troppe cose da controllare ti impediscono di mantenere la concentrazione sulle priorità e sul focus della tua strategia!

Per questo prima di concentrarci su come fare un report di vendita, è bene fare un po’ di reverse engineering del nostro processo di vendita!

Risultati attesi, obiettivi e attività di vendita

Partendo dalla cima della piramide, la prima cosa che devi chiederti (e stabilire) è:

Qual è il nostro obiettivo finale e che risultato vogliamo ottenere per il nostro business!

Questo perchè senza degli obiettivi chiari nella nostra testa è impossibile:

1. Costruire un percorso per raggiungere ciò che ci siamo prefissati
2. Misurare il tasso di successo e l’efficacia della nostra rete vendita

Stabilito questo punto di partenza, prova a fare un piccolo esperimento e chiedi a tutti i tuoi sales manager quale metrica tra tutte quelle scritte sui fogli colorati appesi alle pareti vorrebbero poter cambiare. Quasi sicuramente 9 su 10 ti risponderebbero immediatamente:

I ricavi.

Oppure puoi puntare ad altri parametri correlati allo stato di salute della tua azienda (margini di profitto, quote di mercato…), la cui crescita potrebbe essere considerata un obiettivo aziendale misurabile. Le strade per arrivarci sono potenzialmente infinite e vanno dall’aumentare il tasso di appuntamenti chiusi al focalizzarsi su determinate regioni o su nuovi prodotti, passando per ampliare la tua copertura sul mercato. Potresti anche pensare di lavorare sui clienti acquisiti e aumentare il loro tasso di soddisfazione e la relativa fidelizzazione ma il problema resterebbe sempre lo stesso: aumenteresti il volume di informazioni contenute nei tuoi report settimanali che il tuo team dovrebbe poi analizzare e gestire!

Se vuoi snellire il processo e acquisire efficacia il punto centrale è uno e uno soltanto: capire quale obiettivo è centrale per raggiungere il risultato sperato, il che, come abbiamo appena visto, è più facile a dirsi che a farsi. Il rischio principale è che ti ritrovi in una spirale senza fine in cui il CEO dell’azienda chiede a te di “aumentare le vendite” e tu, di riflesso, chiedi ai tuoi responsabili di area di “chiudere più trattative” o di “aumentare la fidelizzazione dei clienti”.

Quello che manca in queste richieste è la specificità: se vuoi raggiungere gli obiettivi devi scendere un po’ più in profondità e definire quali sono le attività che possono influenzare in maniera positiva e reale i tuoi progressi. Una volta capito cosa fa ogni giorno la tua forza vendita sul campo, potrai influenzare veramente il percorso verso il successo!

Una volta che avrai individuato una serie di metriche concatenate tra loro potrai isolare le informazioni importanti da tutto il rumore di fondo e realizzare dei report settimanali organizzati, leggibili e centrati sulle attività quotidiane da migliorare.

Facciamo un esempio:

Immagina che il tuo obiettivo aziendale sia aumentare i ricavi generali del 20% nel secondo e terzo trimestre: abbiamo visto prima che i fattori che potrebbero influenzare il tasso di crescita sono moltissimi quindi, quale scegliere?

Partendo da alcune accurate analisi prodotte dal tuo reparto marketing, è stato individuato un aumento di interesse verso i tuoi prodotti nel settore automotive, evidenziando un nuovo settore “verticale” con alto potenziale in termini di volumi di vendita: grazie a queste informazioni decidi di fissare come obiettivo l’acquisizione di 5 nuovi clienti che, calcolando il valore medio delle tue trattative, dovrebbero corrispondere al 20% in più di ricavi che ti eri prefissato.

Prima di procedere, ricordati che in questa fase è importante assegnare alla forza vendita un attività che possa essere gestita e controllata direttamente da te con semplicità!

A tal proposito potresti aumentare il numero di visite ai potenziali clienti in quello specifico settore,per esempio chiedendo un aumento ricorrente del 10% settimanale per tutto il trimestre.

Ora, quando riceverai il tuo report settimanale dovrai focalizzare la tua attenzione su queste 3 metriche: zero grafici collazionati sulla quota di mercato complessiva. Nessun grafico a torta sui tassi di fidelizzazione della clientela o report sulla durata media delle chiamate ma solo ed esclusivamente ciò che serve al tuo team per raggiungere uno specifico obiettivo.

Aumentare i ricavi del 20%.

Facciamo un altro esempio

In questo caso il tuo obiettivo è di accrescere la quota di mercato del 10% e perchè ciò accada possiamo prendere due strade diverse. La prima è aumentare il volume delle trattative con i clienti acquisiti, allontanando la minaccia dei competitors grazie a nuovi prodotti o attraverso offerte mirate.

La seconda opzione, che ritieni la più adatta per affrontare al meglio questa sfida, è puntare sui nuovi clienti, aumentando del 15% le entrate provenienti dai nuovi prospect. E il modo migliore per farlo è, da sempre, andare a trovarli di persona, conoscerli e presentare la nostra offerta! Per questo decidi di fissare un obiettivo di 10 visite in azienda ogni mese per ciascun membro del tuo team.

Anche in questo caso il tuo report settimanale sarà esattamente lo specchio di questa strategia e dovrà raccontare i progressi rispetto ai target assegnati: così facendo potrai renderti conto se i tuoi commerciali non riusciranno stare al passo con quanto programmato e di conseguenze essere consapevole di quanto sia a rischio il raggiungimento del tuo obiettivo!

Ricordati che questo sistema funziona solo se sono le tue attività di vendita a guidare i tuoi obiettivi ( i quali a loro volta condizioneranno i tuoi risultati): se anche solo un anello di questa catena si rompe, indipendentemente dalle attività fatte, sarà difficile ottenere quanto previsto.

Come gestire un cambio di strategia

In un periodo di 2/3 anni è assolutamente possibile che gli obiettivi del direttore commerciale e della forza vendita cambino in maniera radicale:

1. Q1-Q2 sei concentrato sull’individuare clienti di livello aziendale
2. Q3-Q4 c’è un cambio di strategia e inizi a lavorare con specifici settori verticali
3. Q1-Q4 (del secondo anno) viene lanciato un nuovo prodotto e viene richiesto al team di spingerlo e venderlo ai clienti acquisiti

Il punto è che tutti questi cambiamenti ti impongono, in qualità di direttore commerciale, di essere agile e flessibile. Ogni cambio di direzione porta con se un nuovo gruppo di risultati, obiettivi di vendita e attività da fare. Il tuo processo di vendita e i report settimanali devono adattarsi, ridefinirsi e riflettere questi cambiamenti!

Una delle maggiori colpe di moltissime reti commerciali è quella di usare sempre le stesse metriche per analizzare le performance ( o peggio ancora, aggiungerne di nuove a quelle esistenti) nonostante le sfide o le strategie sul mercato siano cambiate. Il report settimanale vendite così predisposto diventa inutilizzabile con dati irrilevanti e poco significativi, rendendo vano tutto il lavoro fatto per tenerlo chiaro, pulito e leggibile!

Questo non vuol dire che questi report vendite non siano importanti: verosimilmente all’interno dell’azienda c’è qualcuno a cui interessano altri dati ma…sei sicuro di essere tu quella persona? Si tratta di una domanda che dovresti farti prima di aggiungere ulteriori livelli di complessità al tuo report settimanale.

In caso di dubbi riguarda la catena delle tue attività e cerca d’individuare la sequenza di azioni più logica per raggiungere i risultati sperati nel modo più efficace.

Visibilità in tempo reale

L’ultimo aspetto su cui vogliamo concentrarci è l’importanza di avere dati precisi in tempo reale.

La maggior parte dei dati presentati nel tuo report settimanale vendite, probabilmente proverrà da un CRM mobile o un gestionale vendite da cui ottenere tutte le informazioni riguardanti il numero di visite fatte, clienti chiamati, trattative chiuse, valore e durata del ciclo di vendita medio.

Il punto è che queste informazioni devono essere inserite manualmente e ciò vuol dire che devi fare completo affidamento alla precisione del tuo team nell’aggiornare i dati nel sistema e se non lo fanno…hai un grosso problema!

Come direttori commerciali utilizziamo questi dati per analizzare l’attività del team: se i venditori sono in difficoltà in certe aree è nostro dovere offrire supporto e formazione affinchè tornino in pista ma se i dati che stai analizzando non sono precisi o aggiornati in tempo reale, allora le decisioni che prenderai saranno il riflesso di questa imprecisione e potrebbero impattare in maniera negativa sulle tue performance.

Immagina, per esempio, di avere un commerciale che è abituato ad inserire le informazioni il secondo venerdì del mese. Nell’ultimo report che hai ricevuto c’erano alcune prospettive interessanti: sono stati chiusi alcuni deal e soprattutto era programmato un importante incontro con un potenziale cliente dall’alto valore che, se avesse firmato l’accordo, ti avrebbe permesso di raggiungere le tue previsioni di vendita.

Purtroppo la decisione finale ha preso una piega inaspettata con il potenziale cliente che, all’ultimo, ha scelto un vostro competitor, il tutto a tua insaputa. Niente di straordinario, sono cose che capitano nel mondo delle vendite, ma il problema è che non avendo tu il controllo della situazione, non hai potuto supportare il tuo venditore nel momento cruciale o almeno modificare le tue previsioni e le relative strategie per bilanciare questa perdita.

Come puoi evitare che accada ancora?

Una buona soluzione è adottare un sistema facile e immediato, con un alto tasso di utilizzo da parte della forza vendita: più è semplice, più piacerà ai tuoi commerciali. Ancora meglio se scegli una piattaforma pensata per l’utilizzo da mobile visto che i venditori passano moltissimo tempo sulla strada, spostandosi da un cliente all’altro e che per loro dover rientrare in ufficio per aggiornare il CRM è spesso una sofferenza.

Dotarli di un sistema sfruttabile da mobile, permette loro di aggiornare le opportunità di vendita in tempo reale e ti fornisce dati precisi con cui lavorare.

Per concludere, è nostro dovere di direttori commerciali formare il nostro team e spingerlo verso il raggiungimento degli obiettivi prefissati e il report settimanale vendite è lo strumento con cui possiamo valutare il livello delle loro performance. Ma se quello strumento è intasato da un flusso eccessivo di informazioni irrilvanti o, peggio, vecchie e imprecisi, allora tutto diventa molto più difficile!