L’importanza delle previsioni vendite nelle reti commerciali

Esistono molti tipi di previsioni: del tempo, di risultati sportivi, finanziarie, elettorali e, ovviamente le previsioni vendite. Il comune denominatore è che tutte puntano a prevedere cosa potrebbe riservare il futuro. Ed esattamente come per uno scommettitore professionista è importante analizzare il percorso, le caratteristiche del cavallo o il pedigree e generare dati sufficienti a determinare il risultato più realistico di una gara, l’importanza delle previsioni vendite, o meglio, di previsioni di vendita accurate è troppo grande per essere trascurata.

SI tratta di un elemento che influenza molteplici aspetti degli affari: dalla pianificazione finanziaria al budget passando per il marketing, il valore delle scorte, gli investimenti, le linee di produzione, le operazioni sul campo e l’ufficio acquisti.

Sbaglia le tue attività di sales forecasting e ti ritroverai ad affrontare grossi problemi…

Ma senza andare troppo lontani, l’importanza delle previsioni vendite parte dalla tua rete commerciale: gli obiettivi e le quote che fissi ogni settimana, mese o trimestre, sono fortemente influenzate dalla tua abilità di realizzare previsioni accurate!

Per questo motivo, se sei alla ricerca di di best practice per la gestione della tua rete vendita o di consigli per creare report efficaci e accurati, allora questo articolo è quello che fa per te!

L’importanza delle previsioni di vendita spiegata da Oscar Macia

Prima di addentrarci in quest’intervista, permetteteci di darvi un po’ d’informazione sul nostro interlocutore. Dopo oltre 20 anni di esperienza nel mondo delle vendite e una laurea specialistica in ingegneria nucleare, nel 2011 Oscar ha fondato il  CRM mobile ForceManager con la missione di rivoluzionare il lavoro dei venditori impiegati sul campo attraverso un processo più semplice ed efficace, fornendo allo stesso tempo un quadro chiaro e informazioni in tempo reale al management.

Ma bando alle formalità e andiamo al cuore del nostro articolo!

Dunque Oscar, perché le previsioni di vendita sono così importanti per te?

Dal mio punto di vista le previsioni vendite non sono altro che l’insieme di tutti gli obiettivi a cui, metaforicamente, tutto il team sta mirando e se non ci sono obiettivi non ha nemmeno senso giocare.

Mi piace molto la metafora calcistica perché rende bene l’idea di ciò che dovremmo fare quotidianamente in qualità di direttori commerciali: impostare traguardi per la nostra squadra facendo previsioni attendibili e basate sui dati raccolti. I nostri collaboratori hanno bisogno di qualcosa di tangibile e chiaramente misurabile a cui puntare, se vogliamo metterli nelle condizioni di ottenere risultati significativi. Fornire previsioni di vendita accurate permette alla forza vendita di focalizzarsi sulle migliori trattative in determinate settimane, mesi o trimestri, a seconda dei vari cicli e processi di vendita: se hanno la sensazione di essere lontani dall’obiettivo, possono prendere le giuste decisioni per tempo, puntando a nuovi clienti oppure applicando nuove strategie.

Allo stesso modo, l’importanza delle previsioni vendite per il management risiede nella possibilità di comprendere le reali performance dell’azienda e dei singoli commerciali, individuando le azioni da applicare nel caso in cui l’andamento sia minore di quanto ipotizzato.

Ragionando in ottica positiva, applicare queste tecniche ti permette di capire che se stai raggiungendo un determinato numero di obiettivi, superiore a quanto prospettato per questo trimestre, hai la possibilità di progettare in tutta serenità le migliori azioni per il periodo successivo.

Infine l’importanza del sales forecasting è rilevante anche per coloro i quali stanno pensando di avviare una nuova attività: a meno che uno non sia particolarmente benestante, spesso l’avvio di una startup o di un nuovo business richiede il supporto di una banca e tutte le banche amano i numeri: in particolare prestano particolare attenzione a quelle cifre e schemi che mostrano ottimi potenziali di crescita e fatturato!

Prima dell’intervista mi dicevi che la precisione è un fattore chiave nelle previsioni vendite. Per quale motivo?

Certamente! L’accuratezza è un aspetto imprescindibile per ogni grande azienda e influenza in maniera diretta le quotazioni azionarie.

Se la previsione è precisa e si mantiene in linea con le aspettative del mercato, il valore delle azioni salirà, e vice versa; una predizione scarsamente accurata, invece potrebbe causare un crollo. Ha un forte impatto sulla linea di galleggiamento in borsa, soprattutto quando operi in un settore come quello dei software dove, di fatto non hai niente di tangibile da vendere.

E in effetti, nella mia esperienza professionale, mi è capitato di lavorare in aziende in cui il pensiero principale era legato al valore azionario; era l’obiettivo delle nostre previsioni. Mi ricordo in particolare di un CEO che aveva letteralmente sezionato le proiezioni fatte dal mio team, interrogandoci su specifici numeri a cui eravamo arrivati e ordinandoci di andare via e tornare solo dopo averli migliorati, dal momento che il valore azionario dipendeva moltissimo dalle nostre previsioni.

Puoi darci qualche esempio derivato dalla tua esperienza?

Certamente! Ho parecchi casi in mente ma credo che l’esempio migliore sia quello del crollo finanziario del 2007.

Letteralmente chiunque in quel periodo prevedeva che i titoli garantiti da ipoteca fossero un investimento solido, a lungo termine e, soprattutto, a basso rischio…

Beh direi che si è trattata di una visione piuttosto imprecisa di cui stiamo ancora vedendone le conseguenze!

Che ne dici di darci un esempio pratico che ci permetta di capire l’importanza delle previsione vendite e delle conseguenze derivanti da utilizzare risultati sbagliati?

Il costo più immediato e significativo di solito ricade sul prezzo del prodotto.

Per esempio, immagina di lavorare nel settore della produzione e assemblaggio delle biciclette. Ogni bici che costruisci contiene un determinato numero di parti diverse:

• 2 x leve dei freni
• 2 x Pedali
• 1 x 1m di filo d’acciaio
• 4 x cavi
• 1 x sellino
• 1 x reggi sella
• 1 x telaio

Ovviamente le bici sono costruite in maniera più complessa, con molte più parti ma fermiamoci a questo per non complicare l’esempio.  Se il tuo obiettivo è vendere un determinato numero di biciclette nel prossimo trimestre o anno, dovrai per forza assicurarti di avere a disposizione abbastanza pezzi per riuscire a soddisfare la richiesta.

Il reparto magazzino e logistica dovrà essere avvisato per poter comprare le giuste quantità di materiali, calcolare il tempo medio di produzione e assemblaggio, oltre che a quante ore lavoro e risorse uomo saranno necessarie per completare il progetto restando nei tempi. Per questo, se riesci a generare una previsione accurata sul numero di bici che presumi di vendere, otterrai una produzione efficiente. Di contro, se sbaglierai i calcoli ti ritroverai con scorte in eccesso e personale non correttamente impiegato: tutti costi che andranno a colpirti dove fa più male, nel portafoglio, mettendo a rischio la tua azienda.

Ci sono altri settori in cui è possibile riscontrare l’importanza delle previsioni vendite?

Dal punto di vendita del direttore commerciale, possono influenzare pesantemente la tua immagine all’interno dell’azienda, il che può sembrare un dettaglio minore, ma non è così!

“Perché dovrei preoccuparmi di ciò che la gente pensa di me?”

Se inizi a guadagnarti una reputazione di inaffidabilità piuttosto che di qualità ed efficacia, creerai un’ulteriore sfida per il tuo dipartimento, oltre ad influenzare il modo in cui la tua rete vendita ti guarda.

Ho avuto un collaboratore che era spesso sotto performante ma sempre molto accurato nelle sue previsioni vendite e, sinceramente, preferisco avere una persona così al mio fianco che qualcuno dinamico ma scostante nei risultati e che magari un mese supera ampiamente i propri obiettivi e quello successivo li manca clamorosamente. Questo perché grazie al sales forecasting è possibile prendere le migliori decisioni al momento giusto.

Prendiamo il nostro collaboratore sotto performante come esempio e diciamo che prevede che la tua rete vendita raggiungerà il 60% degli obiettivi: quello che puoi fare è analizzare ogni singola fase del loro funnel, trattativa per trattativa e capire perché ritengono di mancare il 40% delle vendite.

Verosimilmente scoprirai che facendo quest’analisi troverai alcuni deal che possono essere vinti semplicemente chiedendo al tuo team:

• C’è un altro decision maker che possiamo agganciare?
• Pensi che potremmo velocizzare questa trattativa, dandole priorità rispetto alle altre?
• Ci sono alcuni affari in cui un supporto da parte di un venditore esperto potrebbe sbloccare la situazione?
• Ci sono accordi al rialzo su cui potremmo spingere nel prossimo trimestre?

Bene, tutto ciò è possibile solo se c’è un minimo di fiducia ma un venditore che sbaglia costantemente le proprie previsioni, semplicemente è poco credibile!

Siamo giunti alla fine Oscar. Hai qualche consiglio sull’importanza delle previsioni vendite da dare a un nuovo direttore commerciale?

 Il primo consiglio è di creare e aggiornare costantemente una checklist settimanale contenente le indicazioni sulle trattative chiave, salvandola su onenote o evernote (o ogni altra applicazione mobile con funzionalità simili).

Verificale costantemente ed evita di lasciarla lì per un mese intero senza guardarla: chiudi o segui assieme ai tuoi venditori l’andamento delle trattative e verifica i risultati.

Altrettanto importante è che quando si decide di utilizzare un metodo quantitativo di previsione delle vendite o, detto in altri termini, quando usi una serie storica di dati, quelle informazioni siano accurate!

Si tratta di un aspetto cruciale e non mi stancherò mai di ripeterlo!

Potresti utilizzare i metodi di sales forecasting più sofisticati al mondo con un’intera squadra o, che ne so, potresti chiedere l’aiuto di 10 dei migliori analisti esperti ma se i dati che usi non sono realistici, sono datati o peggio di tutto, completamente inaccurati, potresti umettarti il dito, alzarlo per aria e sentire che aria tira, ottenendo lo stesso risultato!

Per fortuna esistono CRM mobile che attraverso la semplicità e facilità d’uso, incoraggiano i venditori sul campo a caricare le informazioni in tempo reale mentre sono in movimento. Per la mia esperienza una grande barriera all’inserimento dei dati nei CRM tradizionali è data dalla loro complessità: se non sono pensati per essere usati direttamente sulla strada, le possibilità che non vengano utilizzati salgono esponenzialmente.

Il mio suggerimento finale è di essere pignoli. Fate molte domande alla vostra rete agenti e non lasciate che siano vaghi quando si tratta di recuperare una specifica informazione o di approfondire alcuni dettagli di una trattativa. Imparate a fare le giuste domande:

• Con chi stanno parlando?
• Si tratta di un decision maker o di qualcuno che vuole mettersi in mostra?
• Hanno l’autorità per gestire un budget?
• Perchè non stanno comprando?
• Che motivazioni hanno per rinviare la decisione al prossimo trimestre?

Come probabilmente saprai, i venditori non sono propriamente i più collaborativi quando vengono messi sotto pressione per fare chiarezza su certi argomenti. In alcuni casi potrebbero essere semplicemente troppo positivi con le loro previsioni e, a volte, un po’ ingenui. I commerciali inesperti  inoltre tendono a fidarsi un po’ troppo delle promesse del cliente che assicura che “comprerà” ma senza fissare dei precisi limiti temporali.

Per questo dovrai imparare ad essere un bravo direttore commerciale e a gestire trattative e relazioni individuali!

Concludendo, è chiaro l’importanza delle previsioni vendite va oltre il mondo delle vendite ed influenza anche il marketing, le strategie, il management, la gestione del personale e addirittura il valore azionario, ecco perchè imparare come fare una previsione di vendita e soprattutto come farla accuratamente non può che essere una priorità per ogni direttore commerciale