Pianificazione budget vendite: guida per i direttori commerciali

Stiamo raggiungendo gli obiettivi impostati per questo trimestre? Che target dovrei dare alla mia rete vendita? Come dovrei analizzare lo stato di salute delle mie linee di vendita? Ciascuna di queste domande che un direttore commerciale si pone ogni giorno, inizia e finisce con un’analisi del budget vendite.

Si tratta di un processo che ha il compito di guidare te e il tuo team per la restante parte del mese, del trimestre o dell’anno che avete davanti: permette di visualizzare quali guadagni ti aspetti di fare in un dato periodo di tempo e, soprattutto, quali sono le aree di maggiore redditività. Ecco perché nella maggior parte dei casi si tratta del primo e più importante documento da redigere.

Ma in qualità di direttore vendite, come lo imposti? Perché è così importante per te? E, in primo luogo,che processo di creazione del budget vendite hai impostato?

In questo nostro blog post partiremo proprio da queste domande per aiutarti ad avere la miglior risposta possibile.

Budget Vendite o Previsioni di vendita?

Se stai pensando che, tutto sommato, il termine “bilancio preventivo vendite” assomiglia tremendamente a “previsioni di vendita” non stai poi sbagliando, dal momento che entrambi i procedimenti sono piuttosto simili. Si tratta di due strumenti usati dalle aziende per ottenere degli scenari futuri o, meglio, un’idea di che direzione debba essere presa e di quali siano i progressi del tuo team.

In realtà nonostante previsioni vendite e budgeting siano utilizzati contestualmente, ci sono delle differenze sostanziali tra i due approcci:

Un Budget vendite è un’aspettativa quantificata di ciò che una società spera di ottenere per un dato periodo di tempo, una sintesi delle entrate totali di tutti i prodotti o servizi venduti. La previsioni, invece, è una stima di quanto sarò venduto nel periodo di tempo stabilito.

In altre parole, il processo di creazione di un budget di vendita mostra la direzione che la tua azienda sta prendendo e ila redazione di una previsione vendite ti dice se arriverai alla meta nei tempi ipotizzati.

Che cos’è il processo di creazione di un budget vendite?

Prima d’immergerci nella nostra guida passo passo, devi procurarti le seguenti informazioni:

• Quantità di pezzi/abbonamenti (che pianifichi di vendere)
• Prezzo di vendita di ciascun prodotto
• Periodo di tempo (mese, trimestre o anno)

Per rendere tutto più chiaro e concreto, proviamo a vedere un esempio di come il budget vendite può essere applicato.

Immaginiamo di essere il direttore vendite di una realtà operante nel settore assicurativo. Per rendere tutto ancora più semplice, ci concentreremo sulla vendita di assicurazioni vita ad un target di pubblico tra i 30 e i 65 anni d’età.

Il budget vendite che andremo a creare si concentrerà sul prossimo anno e sarà suddiviso in trimestri. La tabella che creeremo sarà circa così:

 

Hai presente i dati che abbiamo raccolto all’inizio del processo di creazione del budget? Bene, è giunto il momento di usarli!

Dopo esserci confrontati con il nostro direttore marketing abbiamo stabilito di aumentare per il prossimo il costo della nostra polizza sulla vita del 5%.

Questo dovrebbe portare il nostro costo medio per tutti i clienti con età compresa dai 30 ai 65 anni a 55€.

Dal momento che stiamo lavorando su trimestri, dobbiamo moltiplicare il costo delle nostre polizze x 3 in modo da allinearci con il periodo preso in esame.

55×3= 165

Il prezzo di vendita è quindi di 165€

Procediamo inserendolo nella tabella

Ora dobbiamo definire quante polizze venderemo durane l’anno.

La soluzione più indicata è estrapolare lo storico dei dati dalle annate precedenti utilizzando uno dei metodi quantitativi di previsione vendite, scegliendo il più efficace rispetto al nostro specifico processo di vendita. Il nostro personale consiglio è di utilizzare il livellamento esponenziale: viene generalmente considerato il metodo più accurato per estrarre dati poichè tiene conto della stagionalità e dei risultati anomali, applicando un fattore d’attenuazione rispetto a i dati di vendita recenti,

Nel caso in cui non ci fosse uno storico dati da cui partire, possiamo scegliere uno dei metodi qualitativi:

• Ricerche di mercato
• Gruppi di esperti
• Metodo Delphi
• Interviste ai venditori

 

Una volta stimato il numero di polizze da vendere nei prossimi trimestri, possiamo procedere ed inserire anche queste informazioni nella tabella:

Ora è il momento di moltiplicare il numero di polizze vendute per il loro prezzo individuale.

Nel primo trimestre (Q1) la cifra sarà:

1300 x 165 = €215,500

Ora non resta che continuare secondo questo schema fino a quando non avremo riempito tutta la tabella:

Come vedi, il budget vendite annuale, dopo aver aggiunto il totale per ogni trimestre è di:  € 849,750

Impostare gli obiettivi

Come abbiamo già visto, la creazione di un budget vendite serve a mostrare al team la direzione da intraprendere e l’obiettivo a cui puntare.

C’è però il rischio che target troppo ambiziosi possano sembrare inarrivabili, demotivando la rete vendita e rendendone il raggiungimento impossibile: per questo motivo, se vuoi fare in modo che gli obiettivi vengano raggiunti, è bene suddividerli in step più piccoli.

Torniamo al nostro esempio assicurativo. Per il primo trimestre dovremmo vendere un totale di 1300 polizze: chiaramente se presentassimo questo numero  ai nostri commerciali, ci sentiremmo dire che è “ridicolo” o “impensabile” e riceveremmo qualche risata sconcertata come risposta, Ma se proviamo a suddividere gli obiettivi su base mensile o, addirittura, settimanale, la prospettiva cambia radicalmente. Immaginiamo di suddividere il nostro Q1 in mesi:

 1300/3=434 (arrotondato per eccesso)

Per rendere tutto più “a portata di mano” suddividiamo ulteriormente il target in settimane:

434/4 = 109

Sicuramente 109 polizze a settimana non è poi così male e tu, in qualità di direttore commerciale, avrai molta più facilità nel lavorare con i membri del tuo team per definire le giuste strategie per farcela! 

E tutto ciò porta un un vantaggio in più: recenti ricerche hanno dimostrato che i commerciali che sono in grado di tracciare le proprie performance e visualizzare gli obiettivi di vendita hanno il 20% in più di possibilità di migliorare i risultati.  

Adottare un software come Goal Manager, in grado di aiutare i tuoi venditori ad impostare gli obiettivi e perfettamente integrabile con il tuo CRM, offre alla rete vendita la flessibilità necessaria a creare strategie e target personalizzati per ciascuno dei tuoi commerciali. E se ognuno di loro può monitorare i progressi e i risultati ottenuti, cresce la possibilità di superare i target impostati nel budget vendite.

Aumentare l’efficienza.

Un budget vendite correttamente strutturato aumenta l’efficacia non solo della rete commerciale ma, in generale, di tutta l’azienda, riducendo gli sprechi nelal produzione, nella logistica e nella gestione del cliente.

I direttori commerciali possono assegnare ai propri team specifici obiettivi che, una volta raggiunti, avranno un impatto positivo sui target annuali: il tutto con nessuno spreco di energie in altre attività non correlate direttamente alle vendite.

Se la tua azienda vende prodotti, creare un budget vendite accurato acquista, se possibile, ancora più importanza: se vuoi sapere quanto magazzino produrre e come gestire la logistica, lo stoccaggio e la movimentazione merci, è indispensabile sapere in anticipo quanto ci si aspetta di vendere.

Se “sparerai” troppo alto correrai il rischio di ritrovarti il magazzino pieno ma, se sarai troppo stretto, correrai il rischio di scontentare qualche cliente perchè dovrà attendere troppo per essere rifornito.

Per questo il budget vendite e le previsioni di vendita sono parte integrante di ogni strategia commerciale. Senza la capacità di prevedere in maniera ragionevolmente accurata i risultati futuri, minerai la capacità della tua rete agenti di raggiungere i target e correrai il serio rischio di lasciare che la direzione della tua azienda sia decisa dal caso.