5 app per ottimizzare la gestione della rete vendita

La gestione della rete vendita è uno dei principali compiti di un direttore commerciale ma è, contemporaneamente, una delle attività più difficili da affrontare a causa delle molteplici complessità che si presentano quotidianamente.

Saper gestire una rete commerciale vuol dire lavorare simultaneamente su aspetti relazionali, organizzativi, comunicativi e di produttività: tutto questo oggi, in un mondo sempre più digitale ed informatizzato, non può che passare per l’utilizzo delle migliori applicazioni e software. Ma come orientarsi in un mercato così ricco di offerte e soluzioni tecniche molto diverse? Quali programmi adottare? Da quali operazioni iniziare il tuo percorso di ottimizzazione?

Per aiutarti in questo compito così cruciale abbiamo individuato 5 aree di intervento molto importanti e altrettante app da far adottare al tuo team per far risparmiare loro tempo prezioso e ottimizzare la gestione della rete vendita che ti è stata affidata:

Comunicazione tra i membri del team

La comunicazione all’interno della tua squadra è importantissima e più aumenta il numero di agenti che la compongono, maggiori sono le difficoltà nell’organizzare e ottimizzare il flusso di informazioni tra tutti i membri del team. Fare una telefonata resta sicuramente il modo più rapido per mettersi in contatto con un collega ma presenta comunque delle limitazioni: la comunicazione può avvenire solo tra due persone (a meno che non si utilizzino porgrammi per le “conference call”, ma di quelli parleremo tra poco), a meno che non si voglia registrare ogni chiamata, non resta traccia di ciò che è stato detto e, in caso di appunti ed informazioni importanti, bisogna prendere nota subito o si rischia di dimenticarsene. Infine, aspetto non trascurabile, se si lavora in zone con un segnale di rete debole, ovviamente  è più difficile restare in contatto.

Anche l’email, pur restando molto utilizzata, presenta delle limitazioni che tutti conosciamo: difficoltà a mettere in ordine i contenuti, rischio di non vedere dati importanti, occasionali problemi con i filtri anti spam o con l’archiviazione delle mail.

Una soluzione sempre più diffusa è ricorrere a dei sistemi di chat e messaggistica instantanea pensati per le realtà aziendali. I più famosi sono Cisco Spark, Microsoft Teams, Yammer e la nostra preferita: Slack.

Slack è uno dei leader tra i sistemi di messaggistica in tempo reale e oltre alle classiche caratteristiche delle normali chat offre alcune funzionalità molto utili per il tuo team:

• caricamento e storage di files
• notifiche in tempo reale
• multi piattaforma (iOS, Android, Mac e Windows)
• funzionalità “cerca” nelle vecchie conversazioni
• creazione di canali e gruppi riservati (molto utile quando si vuole condividere informazioni riservate solo con una parte del team)
• videochiamate di gruppo

Infine Slack è integrato con alcuni dei più famosi servizi digitali come Google Drive, Google Cloud, Twitter e con i migliori gestionali vendite (e ovviamente anche con ForceManager).

CRM

Ok, sicuramente siamo di parte, ma quando si parla di gestione della rete vendita, la prima parola che deve venire in mente ad un direttore commerciale è CRM e il motivo è semplice: in una struttura commerciale ben organizzata il software per il Customer Relationship Management dovrebbe essere il cardine di ogni attività.

Cosa fa un CRM?

Se ancora non hai ben chiaro cosa sia un software CRM, ti consigliamo di esplorare il nostro sito e scoprire tutte le funzioni di ForceManager ma, se ti serve una definizione rapida, puoi considerarlo come la soluzione per gestire ogni aspetto della relazione con i clienti: dalle semplici informazioni di contatto all’esito dell’ultima visita o appuntamento, passando per il numero di chiamate intercorse tra lui e il venditore che lo segue o l’evoluzione delle varie linee di vendita. In realtà il concetto di CRM si sta sempre di più evolvendo, prima con l’avvento della tecnologia monbile e oggi con le prospettive offerte dall’Intelligenza Artificiale, tanto che noi preferiamo parlare ormai di assistente virtuale per il venditore piuttosto che di “gestionale vendite”.

Come sceglierlo?

Le soluzioni in commercio sono moltissime ma se si vuole acquistare qualcosa di veramente utile e sfruttabile in ogni momento della giornata del venditore, queste sono le caratteristiche che devi prendere in considerazione:

• Mobilità: commerciali e agenti svolgono buona parte della loro attività in movimento, quindi perchè acquistare un programma utilizzabile solo da computer? Scegliere un CRM dotato di una versione completamente utilizzabile da smartphone è il primo modo per ottimizzare il lavoro del tuo team, permettendo di ridurre i tempi morti e di evitare lunghe sessioni di trascrizione dati nel computer dell’ufficio
• Facilità d’uso: più semplice ed intuitivo è l’approccio al gestionale, maggiore sarà il tasso di utilizzo da parte della tua forza commerciale. La causa del fallimento di molti progetti CRM tradizionali è proprio nella complessità di utilizzo che spaventa e allontana i venditori dallo strumento; del resto, chi mai vorrebbe utilizzare un programma difficile da imparare e complicato?
• Reportistica in tempo reale: una delle funzioni chiave in questo tipo di applicazioni è la capacità di realizzare report e schemi facili da interpretare e in grado di dare in un attimo una visione chiara della situazione della forza vendita in quell’esatto momento. In questo modo il direttore commerciale o l’area manager possono intervenire tempestivamente per risolvere i problemi, supportare i collaboratori in difficoltà e aumentare l’impegno dove le possibilità di successo sembrano più alte
• Integrazione con altri software: un’azienda moderna ed efficace oggi, si avvale di software diversi che, però, devono assolutamente parlare tra loro, scambiando dati ed informazioni preziose nell’ottica di migliorare la gestione della rete vendita e più in generale, di tutte le attività. Questo vuol dire che il CRM assume un ruolo ancora più centrale all’interno di queste strutture complesse e deve potersi integrare facilmente con tutte le altre tessere del mosaico.

Ovviamente, se cerchi un CRM con queste potenzialità, noi ti consigliamo di provare ForceManager che, oltre ad offrire tutte le caratteristiche sopra elencate, ha molte altre funzioni innovative (Intelligenza Artificiale, Comandi vocali, gestione avanzata degli obiettivi, scanner per biglietti da visita e molto di più)

Videochiamate e riunioni da remoto

Fissare una riunione o un meeting è sempre complesso dal punto di vista logistico, soprattutto se la nostra rete commerciale ha una grande estensione e una parte dei nostri agenti si trova distante: trasferte da organizzare, costi di spostamento, tempo sottratto alle attività di vendita sono problematiche che un area manager conosce molto bene. Per questo motivo negli ultimi anni sono nate molte piattaforme per gestire le riunioni da remoto, permettendo di condividere schermi, immagini e ovviamente, audio e video tra i vari interlocutori.

Oggi i software per le video conferenze sono utilizzati anche come strumenti per il supporto ai clienti: grazie alle loro funzionalità e alla possibilità di essere usate anche su smartphone e tablet, permettono di gestire e risolvere problematiche da remoto, riducendo anche in questo caso i costi e i tempi di intervento.

Tra tutte le soluzioni in commercio, una delle nostre preferite è Zoom: flessibile, scalabile in base alle necessità e alle dimensioni del team, dotato di una versione gratuita perfetta per imparare a muovere i primi passi è una valida soluzione per chi gestisce team commerciali in diverse zone (o continenti) e ha la necessità di organizzare meeting e riunioni con una buona qualità audio/video.

Firma digitale

Come abbiamo già visto, il tema della produttività in mobilità è centrale per ogni commerciale, non solo per quanto riguarda la gestione del cliente ma per ogni fase della trattativa, dalla prima visita fino alla firma del contratto. E proprio quest’ultimo punto si rivela spesso la parte più difficile da digitalizzare e gestire da remoto.

Immagina di seguire un cliente che si trova in una zona molto lontana dalla tua sede: hai presentato l’offerta, hai gestito perfettamente tutte le obiezioni, hai contrattato le condizioni migliori per lui e per la tua azienda e hai organizzato una videoconferenza con il tuo direttore commerciale per definire gli ultimi aspetti…il tutto senza muoverti dall’ufficio del cliente. Ora siete pronti per firmare il contratto ma sorge un problema: è venerdì, l’ordine deve essere avviato con urgenza ma i documenti devono essere consegnati firmati in originale presso gli uffici della tua azienda che dista centinaia di chilometri da dove ti trovi e, anche utilizzando il corriere più rapido sul mercato, prima di lunedì non potranno essere a destinazione.

Normalmente questa situazione d’empasse sarebbe stata quasi impossibile da risolvere, a meno di non mettersi al volante e viaggiare per tutta la notte, far rientrare qualcuno in ufficio per ricevere i documenti (ammesso e non concesso che tutto questo sia praticabile e fattibile) ma anche in questo caso la tecnologia può venire in tuo aiuto.

Oggi esiste la possibilità di firmare in formato digitale i documenti e i contratti, ottenendo in tutto e per tutto una firma legalmente valida e riducendo sensibilmente i tempi operativi di trasmissione dei contratti tra l’agente e l’amministrazione.

In ForceManager abbiamo ideato Signature Manager una soluzione integrata al nostro CRM che ti permette di gestire tutto il processo di firma direttamente dall’app, senza bisogno di installare ulteriori soluzioni, riducendo il volume di copie cartacee stampate (la natura e l’ambiente ti ringrazieranno), azzerando il tempo di trasmissione ed invio della documentazione e migliorando la gestione della rete vendita e dei rapporti con l’amministrazione.

Gestione dei progetti

Chiudiamo il nostro viaggio alla scoperta degli strumenti più utili per ottimizzare la tua attività con un tema molto delicato: la gestione dei progetti.

Che si tratti di creare il piano di comunicazione per il marketing, il calendario degli eventi promozionali per il tuo prodotto o il programma delle attività di formazione che hai ideato per il tuo team di vendita, il vecchio e caro foglio di carta ormai non basta più. Quello che può fare la differenza è un software o un’app che ti aiutino ad organizzare tutto al meglio, suddividendo gli obiettivi in compiti minori, monitorando l’avanzamento di ogni fase e assegnando a collaboratori specifici incarichi.

Uno dei programmi più famosi è sicuramente Trello che con un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva ti permette di:

• creare progetti ed orgnaizzarli in bacheche
• condividere i contenuti ed invitare dei collaboratori
• inserire etichette colorate, note, commenti ed immagini
• consultare e aggiornare il tutto anche da mobile.

E se il tuo progetto ha un’anima più commerciale e devi, per esempio, monitorare le varie fasi di una commessa molto articolata? Nessun problema, ForceManager è pronto ad aiutarti anche in questo grazie a GoalManager, il nostro add-on pensato per supportarti nella gestione di obiettivi complessi e fornirti una reportistica chiara e aggiornata minuto per minuto.

Ora che hai una lista delle migliori app per la gestione della rete vendita, non ti resta che iniziare a sperimentarle, provando tutte le funzioni e scoprendo come adattarle alla tua attività quotidiana: per ogni informazione il nostro team è pronto ad aiutarti ed accompagnarti alla scoperta di ForceManager!