10 consigli per utilizzare al meglio il tuo CRM

Se stai leggendo questo articolo è perchè sai già che un CRM può fare la differenza tra il successo e il fallimento della tua rete vendita ma, purtroppo, questa tua consapevolezza non è abbastanza. Scegliere il giusto strumento, infatti, è solo il primo passo di un lungo percorso verso il raggiungimento dei tuoi obiettivi ma se non impari a sfruttare al massimo la piattaforma che hai acquistato, corri il serio rischio di trovarti tra le mani un costoso giocattolo che però non sai come utilizzare. Se questa paura ti attanaglia, non temere, abbiamo una buona notizia per te: con questi 10 consigli la Crm adoption non sarà più un problema per te!  

1) Scegli un CRM facile e intuitivo

Ti sei mai chiesto qual è la principale ragione per cui moltissimi progetti che prevedono l’inserimento di un CRM in azienda falliscono? La risposta è semplice: la maggior parte di questi si basa su software complicati, ricchissimi di funzionalità (anche molto avanzate) ma molto macchinosi e difficili da utilizzare. Questo significa che i venditori si ritrovano a dover investire molto tempo per capirne le dinamiche e il funzionamento, il che si traduce in ore di lavoro preziose sottratte a quello che dovrebbe essere il loro compito primario: vendere! Il risultato? Software molto potenti che potrebbero trasformare radicalmente la produttività della tua rete vendite rimangono poco (o, spesso, del tutto) inutilizzati, nonostante l’azienda abbia investito cifre importanti. Per queste ragioni è fondamentale che il CRM che scegli sia il più semplice e intuitivo possibile, facile da imparare e operativo sul campo quanto prima. Minore è il tempo da dedicare al set-up richiesto ai tuoi commerciali, maggiori sono le possibilità che il tasso di utilizzo salga in maniera considerevole.

2) Punta sulla tecnologia Cloud e sul mobile

Abbiamo visto molte volte come uno dei maggiori problemi dei CRM tradizionali sia legato ai loro limiti infrastrutturali:i dati vengono caricati all’interno di database aziendali e l’accesso alle piattaforma è strettamente vincolato all’uso del computer, il che vuol dire costringere i tuoi commerciali a rientrare periodicamente in ufficio per aggiornare tutte le trattative in corso e i progressi nel raggiungimento dei loro obiettivi. Secondo te è una prospettiva fattibile o, nel giro di poco tempo, gli inserimenti diventeranno sempre più sporadici e imprecisi? La soluzione è semplice: scegli un CRM basato sulla tecnologia mobile e pensato per essere utilizzato in mobilità! Così facendo renderai l’aggiornamento delle informazioni semplice e invoglierai la tua forza vendita ad utilizzare la piattaforma, senza costringerli a “noiose” pratiche burocratiche.

3) Rendi il CRM parte integrante del tuo processo di vendita

L’errore più comune è pensare al CRM come a un software e non come a un vera filosofia, o meglio, di un approccio integrato: niente di più sbagliato. Iniziare ad usare un gestionale vendite non vuol dire semplicemente comprare un programma ma vuol dire modificare l’impostazione del tuo processo di gestione del cliente e degli ordini su nuove e più efficienti basi. Alla luce di ciò, se pensi che basti chiedere alla tua rete di agenti d’iniziare ad inserire i dati da un giorno all’altro, sei un inguaribile ottimista: se vuoi che le informazioni siano sempre aggiornate, trasforma la compilazione delle schede clienti in un KPI per il team. I commerciali avranno una motivazione maggiore ed entreranno nel giusto ordine di idee mentre i tuoi area manager o i direttore commerciale avranno a disposizione un parametro misurabile e quantificabile su cui costruire le statistiche d’utilizzo e di efficacia. Se, per esempio, decidi che per il secondo trimestre dell’anno uno degli obiettivi da raggiungere è l’inserimento di almeno 50 contatti all’interno del tuo nuovo CRM e l’apertura di almeno 20 nuove opportunità, tu potrai controllare l’impegno dei tuoi collaboratori e contemporaneamente fornire loro un’obiettivo chiaro.

4) Investi in formazione

Per quanto tu scelga di seguire il nostro consiglio al punto 1 e adottare una piattaforma semplice ed intuitiva, è bene che tu preveda di dedicare parte del tuo budget e delle tue energie alla formazione del tuo team: migliore sarà la preparazione che riceveranno nelle prime settimane, più rapido sarà il processo di adozione del tuo nuovo CRM (la cosiddetta fase di on-boarding) e prima cominceranno ad arrivare i risultati. Per facilitare quest’attività hai due strade, entrambe valide e con i rispettivi PRO e CONTRO:

• far gestire la fase di training a una risorsa interna: generalmente si tratta dell’ IT Manager aziendale a cui è stata affidata la fase di ricerca e selezione della risorsa migliore. Il principale vantaggio è legato ai costi ridotti derivanti dall’affidare il training ad un dipendente a fronte del limite derivante dal fatto che, per quanto il tuo tecnico possa essere competente, non sarà mai preparato quanto chi ha sviluppato il CRM.
• affidarti al fornitore del software: è la soluzione opposta a quella precedente e offre una grande qualità nella preparazione del formatore ma ad un costo nettamente più alto rispetto ad una gestione interna.

La scelta non è semplice e non esiste una risposta universalmente valida dal momento che i fattori in gioco sono molti: dimensioni del team, livello di personalizzazione della piattaforma, livello di digitalizzazione dei tuoi commerciali e molto altro.

5) Tieni le informazioni del cliente sempre aggiornate

Puoi comprare la miglior piattaforma presente sul mercato, organizzare tutti corsi e gli aggiornamenti che ritieni opportuni ma se la tua forza vendita sul campo non aggiorna con frequenza le schede cliente, le trattative in corso o le nuove opportunità, tutto il castello di carte rischia di crollare! Vuoi un CRM che funzioni alla perfezione? Alimentalo con un gran volume di dati di qualità e con costanza. Sensibilizza i tuoi venditori sull’importanza di accedere regolarmente alla piattaforma e, se possibile, abituali a compilare i report subito dopo la visita al cliente per non lasciarsi sfuggire nessun dettaglio utile.

6) Consulta frequentemente le analitiche

Consultare i dati contenuti nel CRM è un’attività fondamentale non solo per la forza vendita ma anche (e soprattutto) per il management: leggere le informazioni in tempo reale, studiare le performance di ciascun commerciale, la percentuale di trattative vinte e delle occasioni mancate è indispensabile per poter verificare la correttezza delle previsioni di vendita, correggere eventuali imprecisioni e strutturare le nuove strategie. Un bravo direttore commerciale si riconosce anche dalle sue doti analitiche e dalla capacità di estrapolare la giusta visione d’insieme dai dati prodotti dai collaboratori: premiare i migliori, fare la giusta pressione a chi non ha ancora raggiunto gli obiettivi, incoraggiare chi è in difficoltà sono dirette conseguenze della capacità di leggere correttamente il disegno d’insieme.

7) Non considerare il CRM solo come uno strumento di vendita

Se è vero che un software per il Customer Relationship Management è il migliore alleato di ogni venditore, non va dimenticato che, prima di tutto, è uno degli strumenti principe per l’ottimizzazione e questa è un processo che riguarda tutte le aree di un’azienda. I dati contenuti all’interno di un CRM possono essere una risorsa preziosa anche per :

• Marketing
• Servizio post vendita e assistenza
• Amministrazione
• Management e dirigenza

Per questo in fase di avvio è bene prevedere alcuni account extra rispetto al numero di commerciali che compongono la tua rete agenti, in modo da portare il processo d’innovazione in maniera coerente ed organizzata in tutta l’azienda.

8) Integralo con gli altri software aziendali

In ogni impresa coesistono più programmi e servizi che supportano i vari uffici nelle loro attività quotidiane e una delle difficoltà maggiori è riuscire ad integrare piattaforme diverse in maniera armonica, riducendo al minimo o, meglio ancora, evitando perdite d’informazioni, dati duplicati, passaggi inutili o ridondanti. Per questo motivo è importante che prima d’implementare il tuo nuovo CRM tu approfondisca il tema delle integrazioni possibili e dei relativi costi di sviluppo. Le possibilità a tua disposizione sono moltissime e sono strettamente legate alle architetture scelte: dai programmi in cloud che s’interfacciano attraverso piattaforme come Zapier, all’uso di API keys, passando per sviluppi custom realizzati da squadre di programmatori. Soluzioni diverse con costi molto variabili e un conseguente impatto sul programma di sviluppo e investimento infrastrutturale.

9) La motivazione è la chiave di volta

Hai letto poco sopra che se la forza vendita non vuole usare il CRM scelto dal management, è molto difficile che si ottengano i risultati sperati: ecco perchè fornire loro la giusta motivazione è un aspetto cruciale! Questo vuol dire affrontare il tema della CRM adoption sotto molteplici aspetti:

• Valorizzare i benefici per i commerciali
• Enfatizzare il risparmio di tempo e il guadagno in termini di operatività
• Smorzare i timori di un eccessivo controllo da parte della dirigenza
• Incentivare l’utilizzo attraverso premi e gare di vendita
• Far sentire presenza e supporto nelle fasi iniziali

Minori saranno timori e resistenze, prima si vedranno i risultati della nuova metodologia di lavoro e migliore sarà l’umore di tutta la squadra!

 10) Pensare in maniera scalabile

Se la soluzione adottata si rivelerà vincente. è verosimile che in tempi medio-brevi ci sarà bisogno d’ingrandire la propria rete vendita e questo, dal punto di vista operativo, vorrà dire assumere nuovi collaboratori e acquistare nuove licenze: se non avrai pensato in ottica di scalabilità fin dall’inizio, correrai il rischio di dover ricominciare da capo, modificando strutture, gerarchie, piattaforme e perdendo il beneficio ottenuto con mesi o anni di pratica da parte dei tuoi collaboratori. Ora che ti abbiamo dato i nostri consigli, frutto di anni di esperienza sia come utilizzatori che come sviluppatori di software per il Customer Relationship Management, non ti resta che metterli in pratica e sperimentare tutti i benefici che un CRM come ForceManager può portare a te e alla tua azienda già in poche settimane.