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Seguramente utilizas todas las herramientas disponibles para captar nuevos clientes y aumentar las ventas. Sin embargo, es importante tener en cuenta que algunas soluciones, como Excel, a pesar de ser eficaces para administrar grandes volúmenes de datos, pueden transformarse en grandes obstáculos a medida que crece tu volumen de negocio.
En este artículo compartimos contigo las razones por las que Excel podría estar perjudicando a tus ventas y, claro está, cómo evitar que se convierta en un obstáculo en la consecución de tus objetivos comerciales.
La información sobre tus clientes es el recurso más valioso de tu empresa, siempre y cuando esté ordenada de manera eficaz. Excel, a pesar de su utilidad, tiene significativas limitaciones en cuanto a la organización de la información. Esto puede crear caos para tu equipo de ventas, ya que la herramienta requiere de una ordenación manual que consume tiempo.
Además, para las empresas que empiezan a manejar un volumen considerable de clientes, continuar utilizando Excel puede ralentizar su crecimiento, ya que la complejidad de la información puede hacer que pierdas un tiempo valioso de tu equipo comercial.
Usar Excel puede limitar tus posibilidades de incrementar las oportunidades de venta. Esta herramienta carece de elementos que te asistan durante el proceso de seguimiento comercial. Por ejemplo, puedes perder oportunidades al no contactar a tus clientes con la regularidad necesaria.
La Carta de los Derechos Fundamentales de la UE garantiza la protección de las personas físicas en relación con el tratamiento de datos personales. La legislación europea, a través del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), enfatiza la necesidad de que las empresas cuenten con herramientas profesionales para esta tarea.
Excel no es la herramienta más adecuada para cumplir con la protección de datos de tus clientes. Usarla puede exponer los datos de tus prospectos comerciales y tus cifras de ventas a cualquier persona que haya trabajado en tu departamento comercial, tanto en el presente como en el pasado.
Siempre existe la posibilidad de que un antiguo empleado intente llevarse tu cartera de clientes. Al dejar a la vista información relevante sobre tus contactos comerciales en Excel, estás facilitando este riesgo.
Una hoja de Excel puede descargarse en segundos a un dispositivo USB o enviarse por correo electrónico. Así, puedes perder completamente el control sobre los datos de tus clientes.
Otra desventaja de Excel para gestionar la información de tus clientes es que carece de funciones de recuperación de datos. Un error involuntario puede causar la pérdida de datos muy valiosos. Además, almacenar grandes volúmenes de información en esta herramienta dificulta enormemente su búsqueda, lo que en la práctica equivale a no tener acceso a ella cuando y donde la necesites.
¿Has trabajado alguna vez en un documento de Excel en colaboración con otros? Si es así, habrás notado que no está diseñado para un trabajo colaborativo efectivo. La eficiencia en la organización de los flujos de trabajo es un factor clave para aumentar la productividad de tu equipo de Ventas. Para lograr esta colaboración entre los miembros del equipo, es esencial contar con herramientas participativas que impulsen tu productividad comercial.
Crear reportes en Excel requiere de mucho tiempo y conocimientos técnicos específicos, lo que puede dificultar el análisis rápido y sencillo del rendimiento comercial de tu equipo.
Como hemos visto en este artículo, gestionar nuestras ventas con una herramienta no diseñada específicamente para ello puede resultar tentador de inicio, pero termina siendo un lastre. Precisamente por eso, existen soluciones como ForceManager, que facilita la organización de la información, permite la colaboración ágil y cumple con los estándares de protección de datos más exigentes.
Tu equipo podrá acceder y registrar información de tus leads, clientes y oportunidades en todo momento y desde cualquier dispositivo, garantizando un flujo de trabajo rápido y evitando errores y malentendidos. ¿Necesitas comprobar alguno de los KPI? Podrás revisarlo en dashboards e informes automáticos.
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