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El informe de ventas de una empresa mide el rendimiento de las acciones comerciales llevadas a cabo por el equipo comercial en un periodo de tiempo determinado. Estos informes son fundamentales para cualquier director de ventas ya que les ayuda a gestionar el departamento; dando soporte continuado en los procesos de ventas además de acompañar a su equipo en todo momento para mejorar y mantener un alto nivel de eficiencia y productividad.
Por lo tanto, en base a los resultados de cada vendedor obtenidos en el informe de ventas de una empresa, el director puede delegar, gestionar y analizar. ¿Cómo? Mediante una comunicación eficaz. Pero, ¿podemos mejorar el rendimiento profesional con una comunicación eficaz? La respuesta es sí. La productividad tiene que ver, entre otros factores, con la comunicación. Si somos capaces de transmitir con claridad y precisión lo que queremos de nuestro equipo, generando confianza y apoyo total, construiremos un espacio verdaderamente cohesionado que ayudará al equipo en la mejora de sus resultados.
La comunicación entre el director comercial y los vendedores debe estar regida por los resultados de ventas para lo cual debe ser una comunicación profesional a la vez que continuada.
Un buen director comercial ha de estar siempre en contacto con sus vendedores y estos deben tenerlo a su disposición para ofrecerle soporte y consejos sobre una operación, clientes o cualquier problema que se pudiese ocasionar.
Pero el hecho de que haya una comunicación continua no quiere decir que el vendedor perciba que su superior está todo el día encima de él dándole instrucciones, micro-controlando su jornada laboral y dando lecciones de por qué ha hecho esto o cómo lo debería haber hecho.
Veamos pues los dos escenarios en donde la comunicación cobra un papel protagonista:
Como es lógico, las reuniones del departamento comercial son el escenario idóneo para que exista una comunicación real entre director y vendedores. ¿Cómo ha de ser esta comunicación?
¿Y cada cuánto deberían de hacerse estas reuniones? La respuesta es sencilla: con regularidad. Hay quien las hace los lunes a primera hora, otros los viernes a última, etc. pero lo importante es su periodicidad semanal.
¿De qué se habla en las reuniones? De funnel de ventas, de ventas realizadas, del estado de las oportunidades, planificación de la semana entrante, discusión de actividades hechas y por hacer, casos de mejora, objeciones…etc. Parece obvio, pero en todas las reuniones (no solo las del departamento de ventas) se pierde mucho el foco de los temas realmente importantes que van a influir en los procesos de venta, con otros temas que no lo son tanto. Para evitar dicha situación es recomendable elaborar un guión con los puntos a tocar y el tiempo estimado que se le ha de dedicar:
Antes de todo, las reuniones dependen del informe de ventas de una empresa, por lo tanto, en función del sector en el que trabajes, los informes serán semanales, mensuales o cuatrimestrales. Por ejemplo, si la empresa vende maquinaria lo normal es que se midan los resultados de cada comercial de forma mensual o incluso trimestral ya que son procesos de venta más largos. En cambio, si tu empresa trabaja en la venta diaria medirán sus resultados diariamente.
El director comercial elabora y envía un email a los vendedores con el orden del día de la reunión siempre teniendo en cuenta el informe de ventas. (Previamente los vendedores ya han reportado las actividades de la semana anterior junto con su funnel de ventas).
Cada vendedor cuenta las operaciones cerradas de la semana anterior y comenta su funnel haciendo referencia a sus operaciones más relevantes con la fecha probable de cierre y lo que necesita para lograrlo. Como recomendación, calificaría las oportunidades en un mínimo de 5 estados diferentes en función de la probabilidad de cierre que tiene y de lo avanzada que está en la decisión. De esta manera tanto el director como el equipo delimita de la misma manera en qué punto están dichos procesos.
También su planificación para la próxima semana y si hubiera alguna incidencia.
El director ha de dar una serie de recomendaciones al vendedor en base a lo explicado, hay un breve intercambio entre ambos y se pasa al siguiente comercial y así sucesivamente.
Cuando todo el equipo ha hablado, el director informa de aquello relativo a todos, tanto de empresa como de clientes.
Al final, se propone un tiempo de opiniones sobre mejoras o dudas importantes. Para que no se alargue y pueda hacerse pesado con dudas muy personales, se concede, como máximo, 2 intervenciones por vendedor. Las respuestas del director han de ser concisas y, si no se pudieran aclarar al momento, se haría posteriormente por email o de forma individual.
El segundo escenario donde es verdaderamente importante la comunicación entre director y equipo comercial es durante las formaciones, tanto globales como personalizadas. Los equipos comerciales deben estar en continua formación y aprendizaje.
Han de estar al corriente de las nuevas técnicas de venta, funcionalidades del producto o servicio, cómo vender los nuevos productos, compartir experiencias de ventas exitosas, praxis de los comerciales…Todo aquello que pueda aportar un valor añadido a cada uno de los integrantes del mismo.
En base a mi experiencia, podría decirte que una de las formaciones más efectivas que además de mejorar el rendimiento de los comerciales también los ayuda a estar motivados, es sin lugar a dudas, el acompañamiento comercial (más conocido como coaching on the job).
Empecemos por el principio. A ojos del director comercial, ¿cuál es el objetivo último del coaching on the job? El director comercial quiere cumplir objetivos, y uno de ellos es haber reclutado buenos comerciales en los que confiar y delegar.
Tal y como he dicho anteriormente, los comerciales deben de estar en continua formación, pero no siempre los directores tienen tiempo suficiente para acompañar a su equipo. Mi consejo es realizar estos acompañamientos mínimo entre 2 o 3 veces con las nuevas incorporaciones.
Además de en los siguientes casos:
-Cuando se quiera mejorar algún comportamiento concreto que el director comercial haya percibido erróneo en el vendedor.
-Cuando el cliente esté insatisfecho o tenga dudas y el director haga acto de presencia para afianzar posturas.
El comercial y el director preparan conjuntamente la visita y, en este caso, el director comercial tiene que marcarse lo que quiere ver. Por ejemplo, quizás el comercial en cuestión es muy bueno en la presentación de necesidades, pero no es bueno en cierres; otro en cambio, falla en la contra argumentación… Pues va a fijarse en ello con el objetivo de ver qué es lo que se hace bien y lo que se puede mejorar.
Las recomendaciones para que la mejora sea efectiva son:
Los datos comerciales se obtienen de forma rápida y sencilla desde una herramienta de gestión comercial. Con un CRM móvil, el análisis posterior con el vendedor debería ser coser y cantar.
En este punto cabe destacar la pérdida de inteligencia operativa que supone no tener el informe de ventas de una empresa en la que hay mucha rotación de comerciales. En estos casos el reporting es indispensable (más aún si cabe),y es que si no lo tenemos actualizado cada vez que el comercial se va, se perderá una información comercial de gran valor. Si, por el contrario, todo está reportado en una herramienta de gestión de ventas, al asignar dicha cuenta a otro comercial, este puede ver todo el histórico sin problemas.
En suma, una herramienta de estas condiciones representa una base de datos dinámica de la actividad de ventas, que se alimenta de todos los datos de esa actividad y luego te lo presenta en el formato que más te interesa y mejor se adapta a las necesidades de cada empresa. Pero, como todo en esta vida, solo podrás conseguir buenos resultados si el equipo de ventas lo alimenta con datos precisos.
Todos sabemos que es complicado que los comerciales tengan los datos comerciales siempre actualizados. Pero si pones a su disposición un sistema simple y sencillo de utilizar también conseguirás que lo usen regularmente, casi por instinto. De esta manera, los datos que definirán los informes de ventas de una empresa siempre van a ser exactos y precisos, ya que tendrás:
Cuantos más datos comerciales dispongas tú, y tu equipo, más información se podrá incluir al informe de ventas de una empresa, además de poder personalizarlos analizando solo los datos que necesitas. Si quieres mejorar el rendimiento de tu equipo comercial: comunícate de forma continuada en reuniones, seguimientos y formaciones y asegúrate de que los datos comerciales incluidos en tus reportes son los correctos.
