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El seguimiento de ventas es un proceso fundamental dentro de una estrategia comercial, ya que permite analizar detalladamente cada una de sus etapas. De esta manera, será mucho más fácil proponer mejoras, ejecutar nuevas ideas y apostar por el desarrollo del negocio.
Índice de contenidos:
El proceso del seguimiento de ventas permite clasificar a los clientes potenciales en función de su interés, identificando la etapa del embudo de ventas en el que se encuentran. Esta información resulta fundamental a la hora de mantener un contacto efectivo con los prospectos comerciales.
Por tanto, esta técnica pone el foco en las las necesidades específicas de los clientes potenciales para brindarles la mejor experiencia posible. Esto impacta en un aumento de clientes y en el logro de un mayor número de conversiones.
A continuación, te damos todos los detalles que debes tener en cuenta para poner en marcha un seguimiento de ventas y te explicamos cómo crear tu propio sistema.
El control de ventas es un proceso vital para un equipo comercial enfocado a lograr la máxima rentabilidad. Entre sus múltiples ventajas, permite conocer cuáles son las prioridades de los clientes y así diseñar estrategias personalizadas, adaptadas a sus necesidades particulares.
Asimismo, un plan de seguimiento de ventas detecta cualquier anomalía en el ciclo comercial. Si las corriges antes de que se transformen en un problema, lograrás los objetivos previstos en el plan de ventas.
Estos son algunos de los motivos por los que deberías establecer un sistema de seguimiento de ventas para tu negocio:
Elaborar un plan de seguimiento de ventas es el mejor cimiento para lograr el éxito comercial. Esto se debe a que proporciona aspectos tan valorados como la coherencia, la eficiencia y la personalización de las comunicaciones. Además, es clave para realizar posteriores análisis y mediciones que impulsen la mejora continua.
Estos son los cinco pasos que debes tener en cuenta a la hora de elaborar un plan de seguimiento de ventas:
A nadie le gusta perder su tiempo y menos aún cuando hablamos del ámbito laboral. Por eso, el primer paso para establecer un seguimiento comercial efectivo es identificar cuál es tu público objetivo y cómo puedes conectar con sus intereses y necesidades.
Aspectos como definir si hay una mayoría de hombres o mujeres, establecer un rango de edad media, su ubicación, su posición laboral, etc., resultan datos claves para los siguientes pasos de un proceso de seguimiento de ventas exitoso.
El segundo paso para realizar un seguimiento de ventas eficiente es dibujarlo. Así es, debes diseñar un recorrido personalizado y adecuado a las necesidades del cliente y de tu propia empresa.
A la hora de proponer el proceso de seguimiento de ventas es fundamental analizar a tus clientes actuales. También es conveniente que identifiques cuál ha sido la ruta que realizaron antes de tomar la decisión de comprar tu producto o servicio. De esta forma, podrás conocer qué pasos de tu estrategia comercial han resultado efectivos y cuáles han pasado inadvertidos o incluso han dificultado el cierre de una venta.
Estos datos te ayudarán a elegir el formato de seguimiento de ventas que mejor se adapta a los intereses y necesidades de tus clientes, al mismo tiempo que cumpla con la consecución de los propósitos comerciales del equipo encargado.
Los KPI (Key Performance Indicators en inglés) son una serie de métricas que, aplicadas a un proceso de seguimiento de ventas, ayudan a las empresas a entender mejor el recorrido de compra de los clientes.
Igualmente, permiten concretar los objetivos de ventas previamente determinados por la dirección o gerencia de la compañía. Estos indicadores de rendimiento son una herramienta clave para evaluar el sistema de seguimiento de ventas elegido. Lo hacen poniendo cifras al desarrollo y progreso del equipo comercial. De esta forma, podrás anticipar cualquier irregularidad en el sistema de seguimiento de ventas y plantear cambios para mejorar el proceso.
Algunos de los KPI más efectivos para diseñar tu proceso de seguimiento de ventas son la tasa de aperturas de correos, el número de conversaciones o llamadas realizadas por tu equipo de ventas, la cifra de clics en los contenidos subidos a la web y el número de conversiones. La duración media del ciclo de ventas también es un KPI muy útil.
No obstante, te recomendamos analizar detalladamente los intereses de tus clientes y su recorrido de compra. Así podrás establecer KPI de ventas efectivos que refinen el seguimiento de ventas. Opta por indicadores primarios enfocados en objetivos clave y secundarios para aspectos complementarios, asegurando así un monitoreo coherente y dirigido hacia el éxito comercial.
Un CRM (Customer Relationship Management) es un software diseñado para mejorar la gestión de cualquier tipo de interacción entre una empresa y sus clientes . Recopila datos, conversaciones o pedidos de clientes potenciales o actuales. Con esta información, es posible desarrollar estrategias que optimicen las relaciones con todos los consumidores.
La implementación de un CRM para el seguimiento del proceso de ventas centraliza todos los datos de tus clientes en un único lugar. De este modo, se obtiene un acceso rápido y sencillo a la información clave, lo cual es esencial para llevar a cabo de manera eficiente el control comercial.
Como valor añadido, un CRM de ventas segmenta a los clientes en función de distintos aspectos, como el grado de interés o el número de contactos comerciales, lo que facilita el diseño de estrategias personalizadas y adaptadas a sus necesidades concretas.
Por otra parte, la capacidad tecnológica de una solución CRM posibilita la automatización de tareas clave en el seguimiento de ventas. Entre estas se incluyen el envío de correos electrónicos de seguimiento y los recordatorios de tareas para contactar a clientes potenciales. Esta automatización implica un ahorro significativo de tiempo y una notable reducción de los errores comunes en tareas repetitivas.
Además, un CRM de Ventas ayuda al rastreo de los clientes en el embudo de compras, ofreciendo datos muy útiles para predecir el tiempo de conversión y ajustar las estrategias comerciales.
Por último, una solución CRM mejora la comunicación interna de los miembros de un equipo de venta. La información de los clientes se comparte en la nube, asegurando que todos los miembros del equipo estén al tanto de los detalles de las interacciones con clientes y prospectos comerciales.
Un plan de seguimiento de ventas correctamente diseñado incluye organizar las interacciones con un cliente potencial. Ya sea mediante llamadas telefónicas, correos electrónicos o visitas comerciales. Dependerá de su disponibilidad y del grado de interés en tus productos o servicios.
Un ejemplo de la importancia de esta planificación lo encontramos en la redacción de correos electrónicos que, ante situaciones repetidas en el tiempo, están creados para incrementar las interacciones con el cliente sin tener que invertir más tiempo del necesario. Generar plantillas fácilmente adaptables es una excelente opción en estos casos.
Otro ejemplo es la programación de llamadas telefónicas de manera periódica a tus prospectos comerciales. De esta forma, se mantendrá siempre abierta la comunicación entre vendedor y comprador.
El seguimiento de ventas es un proceso que requiere de la coordinación de determinadas respuestas a los clientes potenciales para que éstos sientan que están en el centro de tu estrategia comercial.
A continuación, te facilitamos cuatro ejemplos de plantillas de correos electrónicos que puedes utilizar para mejorar el proceso de seguimiento de ventas. Aprovéchalos, personalízalos y obtén excelentes resultados en menos tiempo.
Las interrupciones en la comunicación por parte del cliente potencial son comunes. Por ello, resulta práctico disponer de una plantilla que pregunte al prospecto si ha revisado tu último correo. En el caso de no ser la persona adecuada para tratar estos temas, pídele que te facilite el contacto adecuado para establecer una conversación fructífera para ambas partes.
Asunto: ¿Has visto mi propuesta del último correo?
Hola, [nombre], encantado de saludarte.
Te escribo este mensaje para saber cómo estás y preguntarte si has podido analizar junto a tu equipo la propuesta que te he realizado en el correo electrónico que te envíe el pasado [incluir fecha de envío].
Como sabes, hemos diseñado esta propuesta específicamente para tu empresa y estamos encantados de conocer vuestras opiniones al respecto y, si os parece adecuada a vuestras necesidades, implementar esta solución en pocas semanas.
El objetivo compartido tanto por tu empresa como por la nuestra es incrementar vuestros beneficios y facilitar vuestro trabajo para lograr los objetivos de ventas.
Si crees que puedo tener esta conversación con otra persona de tu equipo que pueda dedicarme unos minutos de su tiempo, te agradecería enormemente que me pongas en contacto con él o ella para trasladarle esta propuesta.
Gracias por tu tiempo y un saludo.
[Firma]
Que un cliente potencial abra un correo con una propuesta comercial y no responda es una objeción muy normal para cualquier equipo de ventas. Puedes usar esta plantilla en la que le recuerdas a tu prospecto que estás esperando respuesta. El objetivo de este correo de seguimiento es que no se interrumpa la comunicación, además de mostrarle tu interés por adecuar la propuesta comercial a los intereses y necesidades de su empresa.
Asunto: ¿Tienes alguna duda de mi anterior correo electrónico?
Hola, [Nombre], me alegra saber que abriste el último correo que te envié.
Solo te escribo para preguntarte si tienes alguna duda que pueda resolverte sobre la información que te envié en el último correo.
Me encantaría contarte más en una reunión presencial o virtual. Yo prefiero que nos veamos y podamos compartir un café, pero me adapto a tu disponibilidad. También podemos hacer una llamada de teléfono cuando tengas un hueco. Tú decides.
¡Gracias por tu tiempo y estamos en contacto!
[Firma]
Esta plantilla está diseñada para conversar con leads que han mostrado cierto interés por tus productos o servicios en anteriores contactos comerciales. Ofrecerle una herramienta gratuita es una buena fórmula para testar el grado real de interés y profundizar en el conocimiento de sus necesidades. Todo ello te permitirá, en un contacto posterior, formular una propuesta comercial que se ajuste perfectamente a sus intereses.
Asunto: Te envío esta herramienta gratuita para adelantar a tu competencia
Hola, [Nombre], encantado de volver a saludarte.
Recientemente hemos diseñado esta herramienta para una empresa pujante de tu sector y hemos pensado en la tuya para que podáis probarla y contarnos qué os parece.
Vuestra opinión es muy importante para nosotros, ya que trabajáis en este sector desde hace [años de antigüedad de la empresa] y sabemos que vuestro trabajo es respetado por vuestra competencia y alabado por vuestros clientes.
Para usar esta herramienta, tan solo haz clic aquí [enlace]
Cuando la hayas utilizado, volveré a contactarte para que me cuentes cómo ha sido la experiencia y qué aspectos podríamos mejorar para ofrecer un producto aún mejor.
Y si te apetece hablar conmigo para lo que necesites, aquí te dejo mi agenda [incluir enlace] para programar una reunión cuando tengas un hueco disponible
¡Gracias por tu tiempo y que tengas un feliz día!
[Firma]
Esta plantilla está diseñada para responder a los prospectos que han interactuado con contenidos en tu página de ventas. Por ejemplo, descargando un ebook o asistiendo a un webinar. Igualmente, ayuda a forjar una estrategia comercial personalizada y a filtrar a aquellos leads cuyo interés se limita a la información de tus contenidos online, sin intención real de adquirir tus productos o servicios.
Asunto: ¿Los recursos de nuestra web fueron útiles para tu negocio?
Hola, te escribo desde [Nombre de tu empresa] para agradecerte tu interés por los contenidos de nuestra página web y, concretamente, del [nombre específico del contenido descargado].
Nos encantaría conocer tu opinión sobre este contenido y, sobre todo, si te ha resultado útil para tu negocio.
Aprovechando tu contacto, he investigado sobre [nombre de la empresa] y estoy convencido que los siguientes tips te pueden venir bien para mejorar tus resultados comerciales e incrementar tu número de clientes.
¿Te habías planteado poner en marcha estas técnicas? Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudar a tu negocio, podemos tener una reunión para profundizar en los temas que más te interesen.
Un saludo y gracias por tu tiempo.
[Firma]
Cerrar una venta es el objetivo de cualquier estrategia comercial, pero no el último paso. Todo lo contrario, ya que realizar un seguimiento postventa es una de las mejores herramientas para fidelizar a tus clientes. Así podrás obtener recomendaciones de tus productos o servicios que te abran las puertas a futuros clientes.
El seguimiento postventa incluye acciones como llamadas telefónicas, correos electrónicos y encuestas, entre otras. La retroalimentación es muy importante para aumentar la satisfacción general.
Otros recursos adicionales para el cliente, como ebooks o invitaciones a formaciones específicas sobre tus productos o servicios, pueden ser buenos enganches.
Un primer elemento a tener en cuenta para realizar un seguimiento postventa es avisar a tus clientes de que vas contactar con ellos después de la compra. En este primer contacto debes preguntar por su experiencia de cliente y si tienen alguna duda o problema que puedas solucionar antes de que se convierta en una objeción y en un cliente perdido.
Otro de los objetivos de una estrategia de seguimiento postventa es obtener comentarios positivos de tus clientes, a los que puedes pedir que valoren tus productos o servicios. Recuerda que cualquier información que te ofrezca un cliente sobre tu marca, sea positiva o negativa, es muy productiva para mejorar tu estrategia comercial.
Estas opiniones pueden convertirse en testimonios que refuercen la confianza en tu marca. Los feedbacks negativos también son valiosos: demuestran tu compromiso con la mejora continua y pueden fomentar la lealtad del cliente.
Por último, recuerda que un seguimiento postventa bien diseñado permite generar nuevas compras. Es esencial para identificar nuevas oportunidades de negocio.
En ForceManager estamos convencidos de que nuestro CRM de Ventas es la mejor solución para acompañar a tu equipo comercial durante todo el seguimiento de ventas. Un software fácil de usar, apto para comerciales en movilidad y con herramientas especializadas para cada etapa del ciclo.
Estas son algunas de las funcionalidades que te serán más útiles para un exitoso seguimiento de ventas:
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